En handling kan vara till exempel ett brev, e-brev, en ljudinspelning eller en videoinspelning. För att en handling ska vara allmän krävs att den förvaras hos myndigheten. Dessutom måste den antingen vara inkommen till myndigheten eller upprättad där. En allmän handling är ofta offentlig. Det betyder att vem som helst får ta del av den. Vissa handlingar kan vara sekretessbelagda, det vill säga hemliga. Hos varje myndighet finns en särskild tjänsteman, registrator, som ansvarar för hantering av allmänna handlingar.
 

Diarium

Alla myndigheter är skyldiga att föra ett register över de allmänna handlingar som finns hos myndigheten. Detta register kallas för diarium. I diariet antecknas handlingar som kommer in till myndigheten eller som har upprättas där. I diariet registreras både offentliga och hemliga handlingar. Handlingar som är av mindre betydelse för myndighetens verksamhet behöver däremot inte registreras. Hos varje myndighet finns en särskild tjänsteman, registrator, som ansvarar för hantering av allmänna handlingar.