Tips till den som planerar en konferens

1. Var ute i god tid

Underskatta inte tiden det tar att planera den lyckade konferensen. Ju tidigare du startar med dina förberedelser, desto bättre förutsättningar har du att få det precis som du vill. Du får med dig fler medarbetare med ett tidigt satt datum och du kan ha lite mer inflytande på den konferensanläggning du väljer. Ni är ”först på plan”.

2. Val av konferensanläggning

Vad vill du ha ut av din konferens? Skulle storstadspuls ge kontrast till vardagen, eller ger en lantlig och lugn miljö gruppen mer? Passar en större konferensanläggning bättre än en liten, vore det givande med en historiskt präglad plats eller passar kanske det hypermoderna er bättre? Värdesätter du ett rikt uteliv framför en naturnära miljö utomhus? Fundera noga och ta hjälp av konferenstjänster om du behöver.

3. Definiera resplanen

Hur når ni effektivast er destination? Väljer du en snabbare resa med flyg eller hellre en sammansvetsande bussresa, chartrad bara för er?

4. Tydlig agenda

Det är viktigt att du på förhand planerat konferensdagarna noggrant. Lika viktigt är det att du förmedlar din agenda väl så att deltagarna vet vad som gäller. Är någon aktivitet av frivillig karaktär? Var tydlig med det. När serveras måltider och fika? Var noga med att hålla alla tider. Starta vid utsatt tid och avrunda när det är dags, även om allt inte alltid hinns med. Det ger dessutom deltagarna tilliten att lämna det praktiska till dig och istället koncentrera sig på innehållet.

5. Samling i god tid

Oavsett vart eller hur långt ni ska resa är det värdefullt att samla gruppen i god tid över en liten fika innan avfärd. Det ger en mjukstart där du kan välja tonen för dagarna. Det ger dig även chansen att lite kort informera om något du tycker är viktigt.

6. Nytta och nöje

Självklart kan din fokus vara att hinna med så mycket matnyttigt som möjligt när du väl samlat din grupp. Våga trots det ha tillit till att även de mer lättsamma och roliga aktiviteterna eller övningarna är viktiga och givande. När din grupp utvecklas och svetsas samman just som grupp kan det ibland ge långt mer än en späckad föreläsning som i sig är superbra. Varva passivt lyssnande med interaktivitet för en perfekt balans. Ta vara på den plats ni befinner er på och ordna gärna en positiv överraskning som ingen visste om!

7. Energi & Paus

Lika viktiga som måltiderna är de små korta pauserna och tillfällena för energipåfyllnad. Frukt, dryck, smörgås och kanske någon godsak vid jämna mellanrum gör susen för koncentrationen, liksom lite frisk luft och en bensträckare. Var bara noga och tydlig med tiden.

8. Egentid

Det tar på krafterna att umgås i grupp under en längre tid. Vissa klarar det utmärkt, medan andra har större behov av lite tid för sig själv. Trots att tiden är knapp är det klokt att lägga in lite tid för egen reflektion, promenad eller vila. Innan middagen är ett lämpligt tillfälle, då många ändå gärna vill byta om och kanske ta en dusch.

9. Dokumentation

Det är trevligt att bevara minnen kring en gemensam resa genom att fotografera – allt ifrån häftiga miljöer till god mat och skojiga aktiviteter. Det bidrar till att hålla minnena vid liv, både när det gäller alla nyttiga lärdomar och roliga händelser.

10. Reflektion

Den lyckade konferensen tar inte riktigt slut bara för att ni åker hem. Använd er av det ni upplevt och lärt er även på hemmaplan. Hur har vi utvecklats? Uppnådde vi våra mål och blev det som vi förväntade? Vad kan vi förbättra till nästa konferens? Arbeta vidare med utveckling och samtal, på individ- och gruppnivå. Det ger ringar på vattnet!