Du som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning måste enligt lagen ha ett kassaregister. Syftet är att skydda dig som seriös företagare inom kontanthandeln mot illojal konkurrens. Finns lagmässigt beskrivet i Skatteförfarandelag SFS 2011:1244

Vilka krav gäller för kassaregister?

Ett kassaregister ska enligt Skatteverkets föreskrifter uppfylla följande krav:

  • Kassaregister ska vara tillverkardeklarerat.
  • Kassaregistret ska vara anslutet till en certifierad kontrollenhet som läser av de kvittouppgifter som registreras i kassaregistret. Kontrollenhetens funktion är att bevara kvittodata och andra uppgifter på säkert sätt för att vara tillgängligt för Skatteverket för kontrolländamål. De uppgifter som lagras i en kontrollenhet är inte tillgängliga för företaget som använder kassaregistret.

Erbjud alltid kvitto

Som företagare måste du alltid erbjuda kunden ett kvitto. Ett kassakvitto kan vara i pappersformat eller i elektroniskt format.

Vem ska använda kassaregister?

Regelverket om kassaregister omfattar de företag som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning (inklusive betalkort). Observera att från och med den 1 januari 2014 omfattar kassaregisterkravet även torg- och marknadshandeln.

Kravet att använda kassaregister gäller vid försäljning av varor eller tjänster där din kund betalar kontant eller med kontokort. Kontant betalning innebär betalning med mynt och sedlar, men kan också omfatta presentkort, måltidskuponger och liknande betalningsmedel.

Om ditt företag upprättar en så kallad kontantfaktura behöver du inte registrera försäljningen i ett kassaregister, även om betalning sker kontant eller med kontokort.

En förutsättning för att du ska få använda en kontantfakturai stället för att registrera försäljningen i ett kassaregister är att kontantfakturan innehåller de uppgifter som ska finnas på en faktura. Det innebär att fakturan ska innehålla uppgifter om din kund så att kunden kan identifieras, vilket normalt innebär att kundens fullständiga namn och adress ska finnas på fakturan. Fakturan ska ha löpnummer och ska bokföras enligt de regler som gäller för bokföring av verifikationer enligt bokföringslagen och Bokföringsnämndens normgivning.

Exempel på vad som gäller vid försäljning på torg- och marknad

Företag som har både butiksförsäljning och försäljning på exempelvis torg ska använda kassaregister för sin försäljning på torget även om denna försäljning är av obetydlig omfattning. Med obetydlig omfattning avses försäljning inklusive mervärdesskatt som normalt uppgår till högst fyra prisbasbelopp under ett år (177600 kronor under år 2014). Detta beror på att gränsbeloppet på fyra prisbasbelopp ska räknas för hela företagets verksamhet och för att torgförsäljningen inte kan anses som en självständig verksamhet inom företaget.

Kassaregisterkravet för ett företag ska bedömas för varje självständig verksamhet som finns inom företaget. Särskilda krav ska vara uppfyllda för att en verksamhet inom ett företag ska anses utgöra en självständig verksamhet.

Gårdsförsäljning som är obemannad omfattas inte av kassaregisterkravet. Det gäller oavsett omfattningen på den försäljningen. Gårdsförsäljningen ska därför inte räknas med när man bedömer om annan kontant försäljning i verksamheten (exempelvis försäljning på torg) omfattas av reglerna om kassaregisterkrav.

Undantag

Om ditt företag omfattas av kassaregisterkravet kan du i vissa fall ansöka om undantag från skyldigheter som gäller kassaregister. Ditt företag kan få undantag

  • om behovet av ett tillförlitligt underlag för skattekontroll kan tillgodoses på något annat sätt än med kassaregister som uppfyller föreskrivna krav
  • om en viss skyldighet är oskälig.

Om du beviljas undantag från någon skyldighet som gäller kassaregister får du ett beslut av Skatteverket. Det står i beslutet hur länge undantaget gäller och vilka villkor som gäller i övrigt.

Vem behöver inte använda kassaregister?

Du som fakturerar hela eller delar av din försäljning behöver inte registrera den försäljningen i ett kassaregister. Detsamma gäller nedanstående verksamheter.

Undantag enligt lagbestämmelser

  1. Verksamhet av obetydlig omfattning. Att verksamheten är av obetydlig omfattning innebär att försäljningen mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort normalt inte överstiger fyra prisbasbelopp per år inklusive moms. Om ditt företag säljer varor och/eller tjänster säsongsvis, ska någon omräkning till årsvis försäljning inte göras.
  2. Verksamhet som enligt inkomstskattelagen inte ska beskattas för försäljning av varor eller tjänster. Exempel på det är statlig, kommunal, kyrklig och ideell allmännyttig verksamhet samt välgörenhet. Försäljning som sker inom ramen för en hobbyverksamhet omfattas inte heller av kassaregisterkravet liksom till exempel skolelevers försäljning inför en skolresa.
  3. Taxi
  4. Försäljning enligt distans- och hemförsäljningslagen. Exempel på detta är postorderförsäljning, Internetförsäljning och telefonförsäljning.
  5. Försäljning med hjälp av varuautomat eller annan liknande automat eller i en automatiserad affärslokal.
  6. Automatspel enligt lotterilagen.

Undantag enligt Skatteverkets föreskrifter

  1. Obemannad försäljning. Med obemannad försäljning menas när företag säljer varor eller tjänster och köparen själv sköter betalningen utan övervakning av någon från företaget, till exempel genom att betalningen läggs i en låda. Läs mer om detta undantag i Skatteverkets föreskrifter SKVFS 2013:18.
  2. Bingospel som sker med tillstånd enligt lotterilagen. Detta undantag framgår av Skatteverkets föreskrifter SKVFS 2013:18.
  3. Försäljning som registreras i vissa terminalsystem. Detta undantag gäller för terminalsystem som används av ombud för ATG, Svenska Spel med flera. Undantaget framgår av Skatteverkets föreskrifter SKVFS 2013:16.
  4. Vissa lotterier som får anordnas utan tillstånd enligt lotterilagen. Undantaget framgår av Skatteverkets föreskrifter SKVFS 2013:19 och gäller under åren 2014 och 2015. Undantaget avser endast lotterier som sker i en verksamhet som utgör torg- och marknadshandel. Med vissa lotterier avses bl.a. tombola, chokladhjul och marknadsnöjen. Med marknads- och tivolinöjen avses exempelvis ringkastningsanordningar, bollkastning, pilkastning och skjutbanor.

Kassakvitto

De flesta företag måste använda kassaregister för att registrera försäljningen och erbjuda kunden ett kassakvitto. Som företagare ska du alltid erbjuda kunden ett kassakvitto oavsett om kunden betalar kontant eller med kontokort. Det finns olika former av elektroniska betalningar och dessa är alla att jämställa med betalning av kontokort.

Har du möjlighet att lämna ett elektroniskt kassakvitto får du göra det i stället för att ta fram och erbjuda ett kassakvitto i pappersformat. Ett elektroniskt kassakvitto är framtaget när det är skickat från kassaregistret på sådant sätt att kunden kan ta emot kassakvittot i elektronisk form, t.ex. i en smarttelefon.

Vill en kund inte ha ett kassakvitto ska du ändå ta fram ett kassakvitto i pappersformat som du får slänga. Du kan också ta fram ett elektroniskt kassakvitto som skickas från företaget till en elektronisk papperskorg utanför företaget.

Indelning av varor i artiklar och varugrupper

För sålda varor ska ett kassakvitto innehålla uppgift om artikelnamn och antalet varor av ett visst slag. Motsvarande gäller för sålda tjänster.

När det gäller indelningen av försäljningsvaror i artiklar och varugrupper ska den vara lämplig för sitt ändamål. Vid torghandel kan det till exempel inte anses ändamålsenligt att tomater säljs under en varugrupp för frukt. När det gäller en klädbutik kan det exempelvis inte anses vara lämpligt att skjortor säljs i en varugrupp för kostymer. Till ledning för hur en användbar varugruppsindelning kan utformas kan du i många fall få ledning från den praxis som finns i olika branscher.

Adress på kassakvitto

Ett kassakvitto måste innehålla vissa uppgifter. En sådan uppgift är adressen där du driver din verksamhet. Det är vanligt bland företag i torg- och marknadshandeln att det inte finns en verksamhetslokal där försäljningen bedrivs. Då får du ange en annan adress där du har din verksamhet. Det kan vara din hemadress eller boxadress.

Anmäla kassaregister, ändringar och fel

Du som enligt lag ska ha ett kassaregister måste anmäla det till Skatteverket. Gör anmälan via Skatteverkets e-tjänst för kassaregister. För att använda e-tjänsten behöver du en e-legitimation.

Anmäl följande:

  • Alla kassaregister du använder i verksamheten, även sådana du hyr.
  • Om du byter ut, säljer eller skrotar ett kassaregister eller om det går sönder.
  • Om du byter till en ny modell av ett kassaregister.
  • Om du byter till en ny version av ett kassaregister som är så förändrad att den är tillverkardeklarerad. Kontrollera i listan över tillverkardeklarerade kassaregister om den nya versionen finns med. I så fall ska du anmäla den. Du har också rätt att få veta av tillverkaren eller leverantören om den nya versionen kräver att du gör en anmälan till Skatteverket.

Anmäl kassaregister när du registrerar ditt företag

När du anmäler ditt företag för registrering till Skatteverket ska du också anmäla de kassaregister som finns i din verksamhet.

Om du redan är registrerad som näringsidkare hos Skatteverket och ska börja använda ett kassaregister ska du göra anmälan inom två veckor från den dag då du började använda kassaregistret.

Anmäl ändringar

Om dina förhållanden ändras ska du inom två veckor efter förändringen anmäla det till Skatteverket. Ett förändrat förhållande kan till exempel vara att:

  • du skaffar ytterligare kassaregister,
  • du hyr ett kassaregister,
  • du byter ut ditt kassaregister, (Glöm inte att avregistrera det gamla registret eller den gamla versionen!)
  • du säljer ditt kassaregister till ett annat företag. Då har både du och det andra företaget anmälningsskyldighet till Skatteverket. Du ska då avanmäla kassaregistret. Företaget som övertagit ditt kassaregister ska anmäla det. Detta gäller även om hela verksamheten överlåts eller om du ändrar verksamhetsform, till exempel från enskild firma till handelsbolag

Anmäl ändringar via e-tjänsten

Anmäl följande ändringar via e-tjänsten för kassaregister:

  • Om ett kassaregister eller en kontrollenhet byter adress
  • Om ett kassaregister kopplas till en annan kontrollenhet
  • Om du upptäcker att någon uppgift du tidigare har anmält är fel.

Ange också följande uppgifter i e-tjänsten i samband med ändringen:

  • Innehavarens person-/organisationsnummer
  • enhetens identifikationsnummer.

Anmäl adressen där enheten finns

Du ska anmäla kassaregistret och kontrollenheten på den adress där de finns, det vill säga adressen till din verksamhetslokal. Om du växlar mellan två olika lokaler och flyttar kassaregistret till den som du använder för tillfället ska du registrera kassaregistret på båda adresserna. För att göra det vänder du dig till Skatteupplysningen på telefon 0771-567 567.

Det är vanligt bland företag i torg- och marknadshandeln att det inte finns en permanent lokal där försäljningen bedrivs. Då får du ange en annan adress. Det kan vara din hemadress eller boxadress.

Felanmäl när kassaregistret inte fungerar

Vid driftsavbrott är det viktigt att du anmäler felet till Skatteverket och att du gör det så snart som möjligt. Det är särskilt viktigt om du väljer att fortsätta att sälja utan att registrera försäljningen i ett kassaregister. Genom din felanmälan får vi kännedom om avbrottet och kan i efterhand bedöma om din försäljning kunde fortsätta trots kassaregisterkravet.

Om du inte kan registrera försäljningen i kassaregistret på grund av exempelvis ett driftsavbrott får du fortsätta försäljningen. Du måste då dokumentera försäljningen på annat lämpligt sätt. Försäljningen ska då dokumenteras i enlighet med bokföringslagens bestämmelser och Bokföringsnämndens normgivning. Det innebär att det är tillräckligt att försäljningen antecknas i en kassabok eller kassarapport. Du ska i sådana fall inte registrera försäljningen i kassaregistret efteråt. Du kan använda kvittensblock för att på ett bättre sätt dokumentera försäljningen och för att kunna erbjuda kunden kvitto.

När du ska felanmäla ett kassaregister eller en kontrollenhet anger du följande uppgifter i e-tjänsten:
Innehavarens person-/organisationsnummer
Kassaregistrets och kontrollenhetens identifikationsnummer.

Du behöver inte anmäla när kassaregistret har lagats.

Avanmäl kassaregistret via e-tjänsten

När du inte längre behöver kassaregistret och ska avanmäla det ska du ange följande uppgifter i e-tjänsten för kassaregister:

  • Innehavarens person-/organisationsnummer.
  • Kassaregistrets och kontrollenhetens identifikationsnummer.

Tillsyns- och kontrollbesök

Skatteverket kan göra två typer av besök hos ditt företag. De är tillsynsbesök och kontrollbesök.

Tillsynsbesök

Vid ett tillsynsbesök är syftet att kontrollera att du har ett kassaregister som uppfyller lagen och Skatteverkets föreskrifter. Vid tillsynsbesöket måste ditt företag kunna informera Skatteverkets handläggare om följande:

  • Vilka kassaregister och kontrollenheter som finns i lokalen och deras modellbeteckningar, tillverkningsnummer med mera.
  • Den kontrollkod som normalt finns i journalen till ditt kassaregister respektive i kontrollenheten. Det vanligaste kommer att vara att Skatteverkets handläggare ber den som står i butiken att ta fram kontrollkoden ur kassaregistrets journal. Det är alltså viktigt att den som står i kassan vet hur man gör detta.

Kontrollbesök

Vid ett oanmält kontrollbesök är syftet att Skatteverket ska kunna kontrollera att ditt företag använder kassaregistret på rätt sätt. Skatteverket kan till exempel

  • begära att den som står i kassan tar ut uppgifter ur kassaregistret
  • räkna företagets kunder
  • göra kontrollköp
  • göra kvittokontroller
  • inventera kassan.

Den som utger sig för att komma från Skatteverket måste kunna visa sin tjänstelegitimation vid besöket.

Källa: Skatteverket