Alla gör kalkyler. Du som privatperson gör en kalkyl över vad semesterresan kommer att kosta. Staten gör kalkyler över vad olika reformer kommer att kosta och hur de ska finansieras. Företag gör kalkyler över vad tillverkningen av en produkt kostar, vilken marginal som ska tas ut på en produkt, vilket timpris som ska offereras, om en investering är lönsam, kostnaden för ett projekt o.s.v. Kalkyler görs både före och efter ett beslut.

Olika verksamheter - olika sätt att kalkylera

Verksamheten i ett företag brukar uttryckas som en förädlingsprocess. Resurser som anskaffas förädlas till varor och tjänster. Denna förädlingsprocess är inte lika utan skiljer sig mycket åt beroende på företagets verksamhetsinriktning. Vilka kalkylmetoder och kalkylmodeller som används beror därför på företagets verksamhetsinriktning.

Den indelning som brukar göras beroende på företagets verksamhet är

  • tillverkande företag (industriföretag i dagligt tal)
  • tjänsteproducerande företag (serviceföretag)
  • varuhandelsföretag

En kategori företag som kan nämnas i kalkylsammanhang är

  • projektföretag

Dessa projektföretag är verksamma inom olika områden exempelvis, tillverkningsföretag som projekterar och bygger hela anläggningar, bygg- och anläggningsföretag som utför husbyggnadsprojekt, väg- och järnvägsbygge, tjänsteföretag som utför konsultprojekt.

Många företag arbetar med verksamheter som spänner över flera verksamhetsinriktningar.

Det företagen gör kalkyler på brukar kallas kalkylobjektet. Ett kalkylobjekt kan exempelvis vara:

  • företaget som helhet
  • en avdelning
  • en produktionslinje
  • en enskild produkt eller tjänst
  • en order
  • en marknad
  • en investering av något slag
  • ett projekt

I de flesta företag är det produktkalkylen som är den vanligaste kalkylen som görs. Motsvarande på tjänstesidan är tjänstekalkylen.

Produkt-/tjänstekalkylen = en bestämning av kostnader och intäkter för en produkt eller tjänst.

De två vanligaste kalkylmetoderna som används är

  • självkostnadskalkylering (fullständig kostnadsfördelning)
  • bidragskalkylering (ofullständig kostnadsfördelning)

En annan är orderkalkylering där självkostnaden för varje order görs som en påläggskalkylering. Här utgår man ifrån vilka kostnader som är direkta eller indirekta.

En kalkylmodell för tjänste- och handelsföretag är den s.k. kalkyltrappan.

Det tillverkande företaget

I det tillverkande företaget köps råvaror, komponenter och halvfabrikat in för att förädlas till produkter. Dessa produkter distribueras och säljs sedan till kunder, t.ex. grossister, till andra företag för att ingå i deras produkt. Ett tillverkande företag har produktionsbyggnader, plats för lager, oftast stora investeringar i maskiner och verktyg. För ett tillverkande företag är det viktigt att resurserna, t.ex. människor och maskiner, utnyttjas fullt ut eftersom grundinvesteringarna är stora. Kalkyler görs för att optimera verksamheten.

Att ha full beläggning, full produktion, över en längre tidsperiod är inte så många förunnat. Förr i tiden hade man kanske råd att producera på lager och vänta på bättre tider. Detta är ovanligare idag. Vid ledig kapacitet gäller det att försöka fylla produktionen med annat - det blir viktigt att göra kalkyler på ersättningsproduktion. En ersättningsproduktion som kanske enbart täcker de rörliga kostnaderna och ger ett mindre bidrag för att täcka de fasta kostnaderna, dock inte fullt ut.

Självkostnads- och bidragskalkylering är det som används mest inom den tillverkande industrin.

Det tjänsteproducerande företaget

Det som kännetecknar ett tjänsteföretag är att tjänsten inte går att lagra. Om inte webbföretaget eller reklambyrån har någon order kan de inte producera "på lager". Säljer inte reseföretaget alla resorna är de osålda resorna förbrukade och kan inte lagras till ett senare tillfälle. Frisören som har tre timmar utan klippning en dag har förlorat den intäktsmöjligheten. Den stora kostnaden för ett tjänsteproducerande företag är personalen (utbildade för den verksamhet som bedrivs) samt lokaler och utrustning till dessa personer.

Många tjänsteföretag har säsongsvariationer. Genom att fördela årsarbetstiden ojämnt finns en viss möjlighet till dynamik hos företaget. Revisorer arbetar hårt kring årsskifte och i deklarationstider då arbetstiden per vecka kan vara mycket hög. Detta kompenseras sedan vid andra tillfällen under året med t.ex. längre ledighet i semestertider.

För att få en viss utjämning i beläggningen hos tjänsteföretag görs kalkyler på vad det intäktsmässigt innebär att sälja en "sista minuten resa", att ha familjerabatt på hotellrum över helger, införa "happy hour", "gå två men betala för en", halva priset före kl. 19.00 o.s.v.

Många tjänsteföretag lämnar offerter på uppdrag man vill ha. Till grund för offertpriset är oftast en kalkyl över hur många timmars arbete man tror sig behöva och vilket timpris företaget önskar ta ut. Timpriset är säkert också kalkylerat utifrån tänkt beläggningsgrad och de kostnader företaget har.

Timkostnadskalkyler uträknade med användandet av en s.k. kalkyl- trappa är vanligt förekommande.

Varuhandelsföretaget

Varuhandelsföretaget, kan vara en butik i detaljhandeln, en grossist eller en partihandel, köper in varor för att sedan sälja dem vidare på ett effektivt sätt. För att vara så effektiva (och kunniga) som möjligt brukar varuhandelsföretagen vara specialiserade inom ett visst område, t.ex. kläder, skor, byggmaterial, möbler.

För många varuhandelsföretag har säsongen stor betydelse. En leksaksbutik har en stor del av årets försäljning koncentrerad till tiden före Jul, en klädbutik säljer vinterkläder på hösten och sommarkläder på våren. Får inte klädbutiken sålt sina sommarkläder innan hösten måste de bort genom t.ex. REA för att ge plats åt höst- och vinterkläder.

Varuhandelsföretaget måste göra kalkyler

  • över vilket påslag man ska ha på varorna (sälja mycket med liten marginal eller lite med högre marginal),
  • över hur stort lager man behöver hålla,
  • inför olika prissättningsbeslut,
  • över olika kampanjer m.m.

Både självkostnadskalkylering (med användandet av kalkyltrappan) och bidragskalkylering används i varuhandelsföretag.

Investeringskalkylering

Oavsett verksamhetsinriktning kommer företag att ställas inför beslutet att investera eller inte. Investeringen kan gälla något som ger möjlighet till expansion men det kan också gälla en ersättningsinvestering, d.v.s. en utsliten befintlig maskin ersätts med en ny. Andra typer av investeringsbeslut kan gälla arbetsmiljön eller den yttre miljön (t.ex. minska ett utsläpp).

Ett investeringsbeslut är oftast långsiktigt d.v.s.konsekvenserna sträcker sig över flera år. Investeringen binder kapital och vid lån finns både räntekostnader och amorteringar att ta hänsyn till. Investeringens kostnader fördelas över investeringens ekonomiska livslängd. Normalt tas investeringen upp som en tillgång (anläggningstillgång) i balansräkningen och kostnaderna fördelas genom avskrivningar.

I normala fall förknippas investeringar i anläggningstillgångar med

  • inventarier
  • maskiner
  • fastigheter

Vid investeringskalkylering är det alltid svårt att uppskatta vad investeringen ger i ökade intäkter eller i sänkta kostnader. I investeringens natur är att det som kalkyleras inträffar under flera år framöver. Oftast görs en hel del grova förenklingar i beräkningarna - men trots detta är det nödvändigt att göra en investeringskalkyl.

Innan du går vidare med olika kalkyler

Lär dig de vanligaste begreppen som används då man kalkylerar. Titta gärna på hur nollpunkten beräknas och se hur mycket som går att utläsa ur ett resultatdiagram.

Tänk också på att ett företags prissättning inte enbart styrs av kostnadsbaserade kalkyler, uppskattade volymer m.m. Kunder, konkurrenter och andra omvärldsfaktorer påverkar företaget i allra högsta grad.

Glöm inte att göra efterkalkyler. En förkalkyl bygger på uppskattade värden på både kostnader och intäkter. En efterkalkyl på faktiska kostnader och intäkter. Genom att lära sig av efterkalkylen blir det framtida kalkylarbetet ännu bättre och säkrare.

Läs mer om:

Grundläggande begrepp
Nollpunkten och resultatdiagram
Självkostnadskalkyl
Bidragskalkyl
Timkostnadskalkyl
Pålägg och marginal i varuhandelsföretag
Investeringskalkyl