Alla måste upprätta ett årsbokslut. Har den enskilda firman en netto- omsättning som understiger tre miljoner kronor kan företaget upprätta ett bokslut i förenklad form, ett så kallat förenklat årsbokslut.
Kontantmetoden – enkel att använda
Alla som har en enskild näringsverksamhet är skyldiga att bokföra denna. Det du bokför är alla dina affärshändelser. Till alla dessa händelser måste du ha en verifikation (ett kvitto, en faktura, ett bankutdrag etc.). Bokföringen görs löpande under året. Du kan använda dig av ett bokföringsprogram på din pc eller göra bokföringen på dagboksblad.
Precis som namnet säger, kontantmetoden, bokför du dina affärshändelser när betalningstransaktioner sker. Det du bokför är alltså bara inbetalningar och utbetalningar. När du skickar en faktura till en kund bokförs inte den utan det är först när kunden betalar som den ska bokföras. På samma sätt om ditt företag får en faktura från en leverantör. Den bokförs först när du betalar fakturan. Tänk på att alla sorts betalningstransaktioner räknas som ”kontant”, t.ex. betalning med ett kontokort, betalning via ditt bankgiro eller plusgiro.
Använder du kontantmetoden blir antalet konteringar betydligt färre än med faktureringsmetoden. Antalet konton du behöver använda blir också färre. Det du förlorar på enkelheten är att din ”detaljkunskap” om företagets ekonomi, som du kan få via exempelvis ditt bokföringsprogram, blir sämre än med faktureringsmetoden. Men för många enskilda näringsidkare är inte det behovet särskilt stort – man har bra kontroll över sin ”lilla” verksamhet ändå.
Även om du använder kontantmetoden måste du vid räkenskapsårets slut bokföra fordringar som du ännu inte fått betalt för och skulder som du ännu inte betalt. Det gäller att vara särskilt vaksam när det gäller momsen vid detta tillfälle så att den inte betalas in dubbelt. Det är lätt hänt att när betalningen för en faktura som skickats i december (redovisats i bokföringen vid räkenskaps- årets slut) och betalas i januari hamnar på det nya årets bokföring också. Ta alltså inte med omsättningen och momsen i januari om den tidigare redovisats.
Exempel
Vi ger några exempel för att visa på skillnaden mellan faktureringsmetoden och kontantmetoden.
Exemplet Kontorsvaruhuset – kreditförsäljning (faktureringsmetoden)
Den lilla enskilda firman Kontorsvaruhuset har sålt en laserskrivare på kredit till en kund. Skrivaren kostade 6 000 kr plus moms 1 500 kr. Företaget lämnar 10 dagars kredit.
Bokföring av fakturan som kunden fick. Verifikationsnummer och datum framgår inte av exemplet men ska finnas med i ”verkligheten”.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 1510 | Kundfordringar | 7 500,00 | |
| 3014 | Försäljning kontors- utrustning, maskiner |
6 000,00 | |
| 2611 | Utgående moms, 25 % | 1 500,00 |
Kunden betalar laserskrivaren efter 10 dagar genom att sätta in pengarna på företagets bankgiro som är kopplat till checkräkningskontot.
Bokföring av inbetalningen. Verifikationsnummer och datum framgår inte av exemplet men ska finnas med i ”verkligheten”.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 1930 | Checkräkningskonto | 7 500,00 | |
| 1510 | Kundfordringar | 7 500,00 |
Då företaget får betalt tas fordran bort från kontot kundfordringar.
Exemplet Kontorsvaruhuset – kreditförsäljning (kontantmetoden)
Den lilla enskilda firman Kontorsvaruhuset har sålt en laserskrivare på kredit till en kund. Skrivaren kostade 6 000 kr plus moms 1 500 kr. Företaget lämnar 10 dagars kredit.
Fakturan sätts i en pärm och bevakas. När inbetalningen från kunden sker bokförs försäljningen. Verifikationsnummer och datum framgår inte av exemplet men ska finnas med i ”verkligheten”.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 1930 | Checkräkningskonto | 7 500,00 | |
| 3014 | Försäljning kontors- utrustning, maskiner |
6 000,00 | |
| 2611 | Utgående moms, 25 % | 1 500,00 |
Bokföringen av försäljningen görs när kunden betalar. Ingen bokföring görs då fakturan överlämnades till kunden.
Exemplet telefonräkning (faktureringsmetoden)
Företaget får en telefonräkning för senaste månaden från telefonbolaget på 1856 kr plus moms 464 kr. Företaget har 30 dagars kredit.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 2440 | Leverantörsskulder | 2 320,00 | |
| 6211 | Fast telefoni | 1 856,00 | |
| 2641 | Ingående moms | 464,00 |
Företaget betalar telefonräkningen efter att det gått 30 dagar. Betalningen sker från checkräkningskontot.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 1930 | Checkräkningskonto | 2 320,00 | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 2 320,00 |
Exemplet telefonräkning (kontantmetoden)
Företaget får en telefonräkning för senaste månaden från telefonbolaget på 1856 kr plus moms 464 kr. Företaget har 30 dagars kredit. Fakturan sätts i en pärm och bevakas. Efter trettio dagar betalas den via företagets checkräknings- konto och bokförs när betalningen skett.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 1930 | Checkräkningskonto | 2 320,00 | |
| 6211 | Fast telefoni | 1 856,00 | |
| 2641 | Ingående moms | 464,00 |
Exemplet varuinköp (faktureringsmetoden)
Företaget köper in varor från en grossist för 46 400 kr plus moms 11 600 kr. Företaget har 30 dagars kredit.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 2440 | Leverantörsskulder | 58 000,00 | |
| 4010 | Inköp av varor | 46 400,00 | |
| 2641 | Ingående moms | 11 600,00 |
Företaget betalar varorna efter att det gått 30 dagar. Betalningen sker från checkräkningskontot.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 1930 | Checkräkningskonto | 58 000,00 | |
| 2440 | Leverantörsskulder | 58 000,00 |
Exemplet varuinköp (kontantmetoden)
Företaget köper in varor från en grossist för 46 400 kr plus moms 11 600 kr. Företaget har 30 dagars kredit. Fakturan sätts i en pärm och bevakas. Efter trettio dagar betalas den via företagets checkräkningskonto och bokförs när betalningen skett.
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 1930 | Checkräkningskonto | 58 000,00 | |
| 4010 | Inköp av varor | 46 400,00 | |
| 2641 | Ingående moms | 11 600,00 |
Kontantmetoden och moms
När man startar ett företag kan man välja att redovisa momsen enligt boksluts- eller faktureringsmetoden. Bokslutsmetoden överrensstämmer med kontant- metoden.
Du har också två möjligheter när det gäller redovisningen av moms. Du kan redovisa momsen årligen i din inkomstdeklaration (du bokför momsen löpande under året och för sedan in summorna för utgående respektive ingående moms när du upprättar det förenklade årsbokslutet). Det andra alternativet är att du redovisar momsen månadsvis. För varje månad görs en avstämning på ett momsredovisningskonto. Du skickar sedan in en skattedeklaration varje månad och betalar in momsen. Skattedeklarationen och momsinbetalningen ska vara Skatteverket tillhanda senast den 12:e i andra månaden efter den som redovisas, d.v.s. januaris moms ska senast redovisas och ha betalats in till den 12:e mars.
Glöm inte att om du använder bokslutsmetoden ska du vid årsskiftet även ta upp momsen på obetalda kundfordringar och leverantörsskulder.
Det förenklade årsbokslutet
Det förenklade årsbokslutet är lätt att fylla i. Den består av en resultaträkning och en balansräkning. Det som kan kännas lite besvärligt är att vissa poster vid årsskiftet måste justeras. Justeringarna är till för att resultatet ska bli ”rättvist”. Läs mer om periodisering, avskrivningar etc. under avsnittet bokföringens grunder – begrepp, i huvudavsnittet Ekonomi.
Du justerar genom att göra ett bokslutsunderlag för respektive konto som berörs. Varje bokslutsunderlag ska ha ett eget verifikationsnummer. Om du exempelvis har en kundfordring som inte är betald den 31/12 gör du ett bokslutsunderlag för denna som innehåller uppgifterna
Bokslutsunderlag för Kundfordringar 31/12 2011
– verifikationsnummer
– fakturans nummer
– vem kunden är
– hur stor försäljningen är
– den utgående momsen på försäljningen
– den totala fordran på kunden
Har du flera fakturor skriver du upp var och en och summerar varje post.
Det som händer när du för över summorna till det förenklade årsbokslutet är att försäljningen läggs till intäktsberäkningen, momsen till momsberäkningen och fordran placeras under omsättningstillgångar.
Källa: Skatteverket och BFN