Kostnadseffektiv hantering av sena betalningar

”Inkonomi-konsult är en objektiv och leverantörsoberoende specialist på att hjälpa företag och organisationer att utveckla och effektivisera processen att få betalt, det vill säga fakturering, krav, inkasso m.m. Vi identifierar och genomför besparingar och förbättringar samt hjälper till med upphandling av IT-stöd och tjänster.”

Till: företag som vill uppnå en kostnadseffektiv hantering och finansiering av förfallna kundfordringar.

– En resultatförbättring på 1834 kr per arbetstimme. Här avslöjar vi
hemligheterna som inkassobyråerna inte vill att ni ska känna till.

Kan du skriva en faktura så klarar du också att skriva ett professionellt kravbrev

Antag, som ett exempel, att ert företag på ett år har 100 st kundfakturor som ej blir betalda trots påminnelse. Istället för att avvakta och avvakta ännu mer; skicka fler påminnelser; ringa kunderna eller anlita inkassobyrå så utfärdar ni själva ett professionellt kravbrev enligt inkassolagen. Ett sådant kravbrev får fordringsägaren själv skriva – det måste inte vara en inkassobyrå – bara man vet hur det ska utformas och vilka regler som gäller. Reglerna för det här är färre och enklare än de som finns för att skriva en faktura (vid fakturering ska man beakta regler i räntelagen, mervärdesskattelagen, bokföringslagen, köplagen, konsumentköplagen och ev. också aktiebolagslagen om den som fakturerar är ett aktiebolag). Med andra ord: Kan du skriva en faktura kan du också skriva ett kravbrev enligt inkassolagen.

Ett professionellt kravbrev från fordringsägaren är lika bra eller bättre än ett från inkassobyrå

Ett professionellt utformat kravbrev från fordringsägaren ”biter” lika bra som ett kravbrev från inkassobyrå. För att detta ska fungera får kravbrevet absolut inte likna den ”vanliga påminnelsen” från företaget. Kravbrevet måste tydligt ”signalera” kompetens och att det är väl genomarbetat samt följer inkassolagen och Datainspektionens tillämpningsregler för inkassolagen.

Extra intäkter på 12 800 kr

Kravbrevet ger vanligtvis betalt direkt i 70-90% av fallen samt lagstadgad extra intäkt på 160 kr i inkassoarvode. Om vi räknar med att 80 % betalar direkt på kravbrevet ger detta extra intäkter på 12800 kr, plus ytterligare intäkter för dröjsmålsränta och ev. påminnelseavgift (men för enkelhetens skull bortser vi från dessa intäkter i detta kalkylexempel).

Plus extra intäkter på 5 200kr

Resterande 20% skickas till Kfm (Kronofogdemyndigheten) betalningsföre- läggande, och av dem betalar ca 70%, vilket innebär 160+340=500kr (lagstadgade arvoden för kravbrev samt ansökan om betalningsföreläggande) x 12=7000 kr. Minus ansökningskostnaderna, som du måste stå för i 6 st ej betalda ärenden , 6 x 300 kr = 1800 kr. Resultatet är en extra intäkt på 5200 kr.

Per timme har du gjort en total resultatförbättring på 1 834 kr

Totalt resultat från extra intäkter (exklusive dröjsmålsränta och ev. påminnelseavgift) i detta exempel blir 18 000 kr. Om vi uppskattar att tidigare kostnader för inkassobyrå; årsavgift och arvode/provision per ärende, till 4 000 kr (lågt räknat även om du har hittat en byrå som har mycket låga priser och debiterar resultatbaserat) så blir det en resultatförbättring på 22 000 kr.

Om du inte är helt ute och cyklar som administratör, så kommer arbetet att ta maximalt ett par extra timmar i månaden (jämfört med att lämna fakturorna till inkassobyrå). Det betyder så här långt en extra intäkt/arvode på 750 kr per arbetstimme eller räknat i resultatförbättring så blir det 917 kr per arbetstimme. Om du däremot är en skicklig administratör med bra IT-stöd, så är en beräkning av 24 timmars extra arbetsinsats per år för 100 ärenden alldeles för mycket. Då handlar det istället om en halvering av ovanstående tidsuppskattning, vilket betyder att resultatförbättringen blir 1 834 kr per timme.

Med en enkel åtgärd förbättrar du resultatet ytterligare

Ett ännu bättre ekonomiskt resultat, kan man få genom att snabbt och enkelt gallra bort några fakturor som ej ska skickas till betalningsföreläggande p.g.a. att man snabbt inser att det är meningslöst – det är som att kasta pengarna i sjön. Hur vet man det? – Antingen använder man sin redan inköpta ”onlinetjänst” för upplysningar / kreditbedömningar (det finns mycket prisvärda och effektiva tjänster på marknaden), där man snabbt söker fram kunden för att leta efter kärnfull information som t.ex. ifall det är ett företag och det visar sig att bolaget har gått i konkurs är det meningslöst att skicka in ansökan om betalningsföreläggande, det kostar dig en helt onödig ansökningsavgift på 300 kr.

Andra informationsalternativ, som är gratis, är att ringa till Bolagsverket som kan upplysa ifall bolaget har gått i konkurs. Eller så kan man ringa till Kfm och ställa några frågor för att avgöra om det är värt att gå vidare med ärendet.

Tänk på att du riskerar bara ansökningsavgiften på 300 kr, och arbetet med att skriva ansökan. Så det är inte meningsfullt att göra någon större utredning för att spara 300 kr.

Var krass: lägg inte mer pengar på redan förlorade pengar.

De fakturor som ev. ej skickas till betalningsföreläggande, får man antingen avvakta med, skicka en erinran om kravbrevet, ansöka senare, skriva av, skicka konkursanmodan eller lämna till inkassobyrå. Det är inte smart att i onödan lägga ner tid och pengar på gäldenärer (=den som har en skuld till någon) som bedöms helt hopplösa. Det finns kostnadseffektiva lösningar för att sålla bort dessa kunder vid ordertillfället (hur då? – vi kan guida dig till olika lösningar).

En kontroll med Kfm avgör om du ska lägga ner mer tid och kostnader

Om gäldenären har många anmärkningar kan det ibland ändå vara värt att gå vidare. Bäst är att ringa Kfm och kolla upp skuldsituationen och om det ev. har gjorts tidigare utmätningsförsök. Visar det sig att utmätning troligen kommer att ge resultat, kan man ansöka om betalningsföreläggande och låta Kfm:s utslag om betalningsföreläggande automatiskt övergå till utmätning.

När gäldenären är ett företag är det ganska vanligt att fordringsägaren tror att det inte lönar sig att gå vidare med utmätning. Men, det är faktiskt så att en del företag sätter i system att inte betala förrän vid utmätning. Det kan många gånger vara ett lönsamt sätt att bli av med några skulder, eftersom några fordringsägare inte kommer att vilja dra ärendet så långt, eller vilja riskera att behöva betala kostnaderna för att komma så långt i processen.

Förutsättningarna att lyckas med hjälp av utmätning mot företag har förbättrats ytterligare genom den ändring som skedde i förmånsrättslagen, 2004-01-01, som i korthet innebar att värdet av en företagsinteckning blev begränsat till 55% och det i sin tur betydde ökade möjligheter att finna utmätningsbar egendom.

Vidare kan det vara av stort värde att veta att vid en resultatlös utmätning mot företag, så blir styrelsen skyldig att upprätta kontrollbalansräkning, annars inträder ett personligt betalningsansvar för styrelsen. Vidare betyder en resultatlös utmätning att Tingsrätten ”automatiskt” kan försätta bolaget i konkurs vid ansökan från fordringsägaren. De här ovanstående riskerna vill naturligtvis gäldenären försöka att undvika och det betyder ökade chanser för fordringsägaren att till slut få betalt även i fall då det kan se lite hopplöst ut.

I vissa fall, mot företag (<1% av fallen) kan det vara klokt att istället för inkasso och betalningsföreläggande använda sig av konkursanmaning – rådfråga en expert.

Hoppas att detta kan hjälpa ert företag till en bättre ekonomi i processen för att få betalt. Lycka till!

P.S. Siffrorna kan givetvis variera mellan olika företag beroende på t.ex. bransch och kundmålgrupp D.S.

© Peter Alkefjärd, Inkonomi-konsult  

Läs mer om:

11 myter om processen att få betalt
Vad gäller om kunden bestrider fordran?

Regler för fakturans innehåll – checklista
Kassaflöde
Dröjsmålsränta
Fakturaservice
Inkasso
Nyckeltal