I nulägesanalysen tittar man på om en leverantör uppfyller de krav man ställt upp, hur leverantören sköter sina åtagande när det gäller utförande och hantering, samt andra generella krav/önskemål som företaget har på leverantören.
Håll kontroll på leverantörerna
Det köpande och säljande företaget är beroende av varandra för att lyckas. Innebörden av detta är att båda parter ska vara nöjda med samarbetet. Situationer som bör undvikas är en dominerande leverantör som kan välja sina kunder och ställa orimliga villkor.
Att analysera (bevaka) en befintlig leverantör har betydelse ur flera aspekter. Exempel på detta kan vara:
- Utvecklas leverantörsföretaget i rätt riktning?
- Ska vi stödja nuvarande leverantör eller byta?
- Fungerar leveranssystemet, kommer produkterna i tid?
- Har kvaliteten försämrats, får vi fler kassationer?
- Ska vi vidta några åtgärder nu, eller vänta? Vilka ekonomiska konsekvenser kan drabba vårt företag?
Här följer exempel på punkter som bör ingå då en leverantör analyseras.
- Leverantörens satsning på FoU, forskning och utveckling. Hänger företaget med i branschens utveckling? Ligger företaget i fronten när det gäller utvecklingen? Kan leverantören tillföra vårt företag kunskap?
- Har leverantören fullt kapacitetsutnyttjande? Hur viktig är vi som kund för leverantören – kan vi förvänta oss att bli prioriterade i en bristsituation?
- Leverantörens ställning på marknaden jämfört med konkurrenterna sedd ur olika aspekter.
- Leverantörens möjlighet att tillgodose sitt eget behov av insatsvaror, råvaror etc. på marknaden.
- Process/tillverkning. Hur fungerar leverantörens produktion, vad är de beroende av, företagets konjunkturcykler mm.
- Leverantörens egen försäljning, hur den fungerar. Vilka är leverantörens kunder, få stora eller många små.
- Leverantörens utveckling över tiden sedd ur olika aspekter t.ex. tillväxt, modernisering, rationalisering.
- Ekonomiska fakta. Företagets ekonomiska ställning, betalningsförmåga mot sina leverantörer, soliditet etc.
- Om leverantören ingått speciella avtal med någon av våra konkurrenter.
- Avtal som är gjorda med leverantören. Vad dessa innebär. Eventuella gemensamma aktiviteter.
- Personer som företaget har kontakt med hos leverantören. Säljare, produktutvecklare, ägare, ja alla som det egna företaget kan ha nytta av. Har det skett några personförändringar på olika poster? När gjordes de senaste kontakterna och vad handlade de om.
I analysen bör även ingå en undersökning om hur leverantören uppfattar oss som kund. Är vi en bra kund? Finns det något i vårt inköpsarbete som de vill ändra på, t.ex. arbetssättet, förhandlingsarbetet, kommunikationssystemet, avtalsskrivningen.
Resultatet leder till en bedömning över den relation som finns mellan oss och leverantören.
Följer leverantören den kravspecifikation vi gjort
Kravspecifikationen på produkten/tjänsten
Kravspecifikationen är de krav på utförande, funktioner etc. företaget som kund ställer på varan eller tjänsten. Här följer exempel på vad en kravspecifikation kan innehålla:
- Beskrivning av den önskvärda produkten och dess användningsområde.
- Beskrivning av i vilken miljö som produkten ska användas.
- Produktens prestanda, kapacitet.
- Modell, modellbeteckning, märke. En modell kan även användas som riktmärke d.v.s. en produkt med motsvarande egenskaper kan köpas.
- Mått, vikt, utsläpp, bullernivå etc.
- Krav på råvarors lagringsbarhet avseende t.ex. fukt, ljus, värme, kyla.
- Krav på ingående säkerhetssystem.
- Driftkostnadskrav.
- Tjänstens utförande och när i tiden.
- Vilka krav som ställs på dokumentation.
- Beskrivning av den organisation där tjänsten ska utföras.
- Krav på kvalitetsnivå.
- Volymer vad avser antal eller timmar och tider för leverans.
- Kostnadsramar
Krav på leverantören gällande utförande och hantering
Kravspecifikationen innehåller även de krav företaget ställer på leverantören när det gäller utförande och hantering av produkten eller tjänsten. Här följer några exempel på sådana krav:
- Miljökrav avseende tillverkning och hantering.
- Krav på leveranssätt. Transport, emballage, förpackning etc.
- Leveransvillkor, t.ex. försäkring.
- Krav på leveransvolymer och tider.
- Krav på utbildning, efterföljande service etc.
- Krav på fackkunskaper som leverantören måste besitta.
- Krav på utförda kvalitetskontroller.
- Krav på hur felaktiga varor/produkter ska återtas och ersättas.
- Precisering avseende betalningssätt- och rutiner.
- Precisering av finansieringsalternativ.
- Utseende på olika dokument, t.ex. följesedel.
Generella krav på leverantören
- Geografisk placering. Finns krav på närhet.
- Leverantörens ställning på marknaden jämfört med konkurrenterna sedd ur olika aspekter.
- Etik och moral.
- Leverantörens satsning på FoU, forskning och utveckling.
- Leverantörens egen försäljning, hur den fungerar. Vilka är leverantörens kunder, få stora eller många små?
- Leverantörens utveckling över tiden sedd ur olika aspekter tex tillväxt, modernisering, rationalisering.
- Ekonomiska fakta. Företagets ekonomiska ställning, betalningsförmåga mot sina leverantörer, soliditet etc.
- Har leverantören ingått speciella avtal med någon av våra konkurrenter.
Läs mer om:
Vårt företag – vad är vår styrka respektive svaghet
Kunderna – vilka är de?
Vilka är konkurrenterna?
Distributionen
Omvärlden – vad är det som påverkar vårt företag?