Under Kassaflöde har vi beskrivit att det är viktigt att ha goda rutiner vid fakturering. En onödig kapitalbindning i kundfordringar blir annars resultatet. Till hjälp finns dock företag som kan sköta denna del av företagets verksamhet.
Göra själv eller anlita hjälp?
För många företagare är det naturligt att låta ett annat företag sköta bok- föringen. Att låta ett annat företag sköta arbetet med det som handlar om fakturan är det dock inte särskilt många som gör. Om företaget befinner sig i en sådan situation att det är svårt att hinna med och effektivt sköta det administrativa arbetet kring fakturahanteringen bör man ta sig en funderare på om inte ett samarbete med ett fakturaserviceföretag kan löna sig.
På vilket sätt kan det löna sig att anlita ett fakturaserviceföretag?
- Fakturahanteringen sköts effektivt vilket leder till bättre ekonomi.
- Kapitalbindningen i kundfordringar minskar d.v.s. minskad kredittid.
- Bättre kunskapsuppföljning om kunden. Statistik om köpvanor, köp-
tillfällen, betalningsmoral mm. Fakturaserviceföretaget har oftast bra databaserade uppföljningssystem. - Om en inkassosituation uppstår sköter serviceföretaget det på ett professionellt sätt genom sin erfarenhet och chansen till betalning ökar.
- Företaget får mer tid till kärnverksamhet – att producera, marknadsföra och sälja.
- Företaget, i många fall ägaren själv, slipper ett stressmoment och kan få mer tid över till t.ex. familj. Företagaren utsätter sin hälsa för mindre risker.
Vad är nackdelen med att anlita ett fakturaserviceföretag?
- Naturligtvis kostar tjänsten. Där företaget har dåliga rutiner och ganska många fakturor brukar dock tjänsten vara lönsam.
- Istället för att med kanske ganska små medel förbättra sin faktura- hantering lämnas arbetet över till någon annan. Ändrade rutiner och ett bra kundreskontraprogram för en PC är eventuellt en bättre lösning än att anlita ett fakturaserviceföretag.
- Kan uppfattas negativt av det köpande företaget att fakturan förmedlas av ett fakturaserviceföretag. Det köpande företaget kan få en känsla av att inte vara ”betrodd”.
Arbetet som utförs av ett fakturaserviceföretag
Fakturaserviceföretaget är experter inom sitt område. Tjänstens innehåll kan variera lite mellan olika företag men är i grunden likartad. Utifrån det faktura- underlag du lämnar startar en process där olika arbetsmoment ingår.
Serviceföretaget skickar ut fakturorna, bevakar att de blir betalda i rätt tid, vid behov sköter påminnelser, räntefakturor och inkasso. I arbetet ingår registrering av fakturor, inbetalningar mm, utforma rapporter, ta fram statistik och nödvän- diga bokföringsunderlag m.m.
Företaget som anlitar tjänsten är det som bestämmer betalningsvillkor, påminnelse- och kravrutiner. Fakturan utformas av serviceföretaget men med företagets logotype. I dag sköts mycket av arbetet online mellan företaget och tjänsteföretaget. Detta för att det producerande företaget när som helst ska kunna skaffa sig överblick över företagets kundreskontra.
Företaget kan lämna över sitt kundregister till serviceföretaget. Detta kan sedan utvecklas och hållas uppdaterat av fakturaserviceföretaget.
Arbetsgången då fakturaservice används
Vi beskriver helt kort nedan hur själva arbetsprocessen mellan det producerande företaget och fakturaserviceföretaget fungerar. Vi förutsätter att ett avtal mellan parterna är skrivet, företagets logotyp är lämnad, vad som ingår i tjänsten är definierat och att företaget talat om vilka betalningsvillkor, påminnelse- och kravrutiner som ska gälla.
- Arbetet utförs av företaget
Produkter säljs och/eller tjänster utförs. Det har blivit dags att fakturera kunden… - Fakturaunderlag
Kundens namn, adress, telefonnummer etc. skickas över tillsammans med debiteringsunderlaget, följesedel eller liknande. Uppgiftslämnandet kan ske via brev, fax, e-post mm. Då uppgifterna kommit in till serviceföretaget sker… - Fakturering
Fakturaserviceföretaget fakturerar omgående företagets kunder via egna utskick. Utformningen av fakturan görs av serviceföretaget. Företagets logotyp finns dock på fakturan. Fakturakopior och fakturajournal skickas till företaget. Serviceföretaget bevakar sedan… - Betalningar
På fakturan är det fakturaserviceföretagets eget bank- eller postgironummer som står. Serviceföretaget tar emot alla inbetalningar, redovisar dessa till företaget och sköter kundreskontran samt lämnar bokföringsunderlag. Om betalningen inte sker i rätt tid… - Betalningspåminnelse
Sker inte betalningen i rätt tid från kunden skickas en betalningspå- minnelse. Hjälper inte detta… - Inkasso
Efter godkännande från företaget sätter ett inkassoförfarande in. I första hand brukar indrivningsförfarandet börja med ett telefonsamtal till kunden där argument för att kunden ska betala sin skuld ges. Normalt brukar detta räcka. Vill företaget driva ärendet ännu längre om betalning inte sker, görs detta i samråd med fakturaserviceföretaget. - Dröjsmålsränta
Skall kunden betala dröjsmålsränta administreras detta av service- företaget. Beroende på vad som överenskommits kan det i vissa fall vara så att fakturaserviceföretaget först måste inhämta godkännande innan en dröjsmålsräntefaktura skickas iväg.
Läs mer om:
Regler för fakturans innehåll – checklista
Kassaflöde
Dröjsmålsränta
Inkasso
Nyckeltal