En vanlig kalkylmetod som används av tjänsteföretag är timkostnads- kalkylen. Företagens resurser utnyttjas ofta per timme och därför görs en kalkyl där kostnader samt önskad vinst fördelas på de förväntade antalet sålda timmar.
Debiterbar tid och beläggningsgrad
Den tid, det antal timmar, som företaget räknar med att sälja under en period kallas budgeterad debiterbar tid. Förväxla inte detta med den tid företaget har till förfogande för att sälja. Tiden som blir över efter det att den debiterade tiden beräknats brukar kallas spilltid. Denna spilltid är naturligtvis inte bortkastad tid utan används till administration, försäljning, utbildning m.m. Intäkterna som företaget tar in måste även täcka ”lönen” under spilltiden.
Företagets beläggningsgrad är den debiterbara tiden i förhållande till den totalt tillgängliga tiden. Självklart vill ett företag ha så hög beläggnings- grad som möjligt. Är den budgeterade beläggningsgraden 60 % har företaget räknat med att sälja (kunna debitera kunder) 60 % av den totalt tillgängliga tiden.
För tjänsteföretag är beläggningsgraden eller debiteringsgraden som det också kallas ett användbart nyckeltal. Genom att att ta antalet debiterade timmar och dividera dessa med antalet tillgängliga timmar fås ett bra mått på hur effektivt företaget är på att ”sälja sig”.
| Beläggningsgrad/ Debiteringsgrad |
 |
Exempel: Ett företag har under året debiterat 1 860 timmar. Antalet tillgängliga timmar har varit 3 400 st. Företagets debiteringsgrad blev då 54,7 %.
Timkostnadskalkylen
Timkostnadskalkylen används för att räkna ut vad företaget bör debitera sina kunder per timme. Kalkylen ska användas som utgångspunkt till de offerter som kommer att läggas och prisdiskussioner som företaget kommer att råka ut för.
Osäkerheten i att kunna uppskatta antalet debiterade timmar under en budget- period gör att man måste vara försiktig. För ett nystartat företag utan historik är det mycket svårt att uppskatta antalet debiterade timmar likväl som det ibland kan vara svårt att få grepp om alla kostnader.
Omvärldsfaktorer påverkar i allra högsta grad företaget när det gäller att sätta ett timpris till en kund. Kundernas vilja att betala en viss timkostnad, konkurrenternas prissättning, konjunkturen, marknaden i tillväxt eller stagnation är bara några exempel på det som påverkar företagets möjligheter i prissättningen.
I timkostnadskalkylen tar man oftast inte med de rörliga kostnader som kan uppstå vid ett uppdrag t.ex. direkt material, resekostnader och traktamente.
Trots timkostnadskalkylens brister är den lätt att använda och ger ett bra beslutsunderlag. Det stora problemet är att uppskatta antalet debiterade timmar. Ett sätt att förbättra säkerheten är att ha löpande uppföljning av hur många timmar företaget faktiskt debiterat och att uppdatera timkostnads- kalkylen kontinuerligt, t.ex. en gång i månaden.
Exempel på timkostnadskalkylering
Ett enpersonersföretag arbetar som småföretagarekonsult och en stor del av verksamheten innebär utbildningsuppdrag. Företaget har funnits ett flertal år och antalet debiterbara timmar per år ligger runt 1 100 stycken.
Budgeterade kostnader i kr
| Lön | 240 000 |
| Sociala avgifter | 110 000 |
| Lokal | 24 000 |
| Marknadsföring/reklam | 15 000 |
| Kontorsmaterial | 6 000 |
| Telefon | 12 000 |
| Egen utbildning, litteratur | 18 000 |
| Ej direkt debiterade resekostnader | 12 000 |
| Övriga kostnader | 10 000 |
| Avskrivningar | 6 000 |
|
|
|
| Summa kostnader | 453 000 |
Följande timkostnad budgeteras
Timkostnad = 453 000/1100 = 412 kr/tim
I denna timkostnad ingår inte någon budgeterad vinst. För att täcka företagets kostnader krävs en debiterad timkostnad på 412 kr och att antalet debiterade timmar når upp till 1100.
Om företaget lyckas sälja ytterligare 100 timmar blir ”resultatet” före skatt 41200 kr eftersom alla kostnader redan är täckta vid en debitering av 1100 timmar. Skulle konsulten sälja färre timmar än 1100 blir det helt enkelt att sänka lönen eller om det är möjligt höja timdebiteringen.
Påläggskalkylering istället för timkostnadskalkylering
För lite större tjänsteföretag, där lönerna varierar för konsulterna på grund av utbildning och kompetens, samt med en stab för administration och försäljning, kan det vara lättare att använda sig av påläggskalkylering (självkostnads- kalkylering). Vi visar nedan en skiss på den så kallade kalkyltrappan. För att se hur pålägg m.m. beräknas – gå till avsnittet om självkostnadskalkylering.
Lönekostnaden i ett tjänsteföretag är oftast det som dominerar kostnads- bilden. Kalkyltrappans första steg blir därmed direkt lön.
Läs mer om:
Kalkylering
Grundläggande begrepp
Nollpunkten och resultatdiagram
Självkostnadskalkyl
Bidragskalkyl
Marginal i varuhandelsföretag
Investeringskalkyl