Förutom dessa begreppspar beskriver vi nedan följande begrepp:
- period och periodisering
- anläggningstillgång
- omsättningstillgång
- ekonomisk livslängd
- avskrivning
Tre viktiga ekonomiska begreppspar
Först den teoretiska beskrivningen av
Utgifter: Priset för anskaffade resurser.
Inkomster: Värdet av sålda tjänster eller varor.
Utbetalningar: Minskningar av likvida medel.
Inbetalningar: Ökningar av likvida medel.
Kostnader: Är värdet av de resurser som förbrukas i ett företag under en period, till exempel ett år.
Intäkter: Är värdet av de prestationer som företaget utför under en period, till exempel ett år.
Utgifter: Avser anskaffningstillfället.
Inkomster: Avser försäljningstillfället
Utbetalningar: Avser betalningstillfället.
Inbetalningar: Avser betalningstillfället.
Kostnader: Avser förbrukningstillfället.
Intäkter: Avser prestationstillfället.
Vid första anblicken känns kanske detta förvirrande men för att kunna bokföra och redovisa på rätt sätt måste dessa begreppspar och deras betydelse förstås.
Du köper en PC till företaget för 15000 kr (vi bortser från momsen). Du hämtar den i en butik och får en faktura på datorn som ska betalas om 10 dagar.
En utgift för företaget uppstår den dag du tar hem datorn (anskaffningstillfället). Företaget gör en utbetalning till butikens bankgiro efter 10 dagar (betalnings- tillfället). Datorn beräknas hålla i tre år. Kostnaden för datorn blir då 5000 kr per år (förbrukningstillfället är tre år, avskrivningen 5000 kr per år).
Om vi ser det ur butikens perspektiv får de både en inkomst och en intäkt då du hämtar datorn och får en faktura. Inbetalningen kommer sedan efter 10 dagar.
Låt oss säga att du har ett måleriföretag och arbetar tre månader med att måla i ett nybyggt bostadsområde. Du fakturerar byggherren en gång per månad. Ditt måleriföretag får en intäkt under månaden som ni arbetat. Företagets inkomst uppstår då fakturan sänds till byggherren och inbetalningen sker då bygg- herren betalar fakturan till måleriföretagets bank- eller plusgirokonto.
Utgifter och inkomster
En utgift uppstår när företaget anskaffar något. Redovisningstekniskt uppstår utgiften när företaget får fakturan eller kvittot. Om företaget köpt kontant eller på kredit spelar ingen roll, det vill säga utgiften är enbart ett värde som ska registreras och ligga till grund för en resultaträkning.
Utgiftskontona finns i kontoklasserna 4, 5, 6, 7 och 8. Exempel på konton:
4010 – Inköp av varor och material
5010 – Lokalhyra
6211 – Fast telefoni
7380 – Kostnader för förmåner till anställda
8410 – Räntekostnader för långfristiga skulder
En inkomst uppstår då företaget säljer något. Redovisningstekniskt uppstår inkomsten då företaget ger kunden ett kvitto eller skriver ut och skickar en faktura. Om företaget sålt kontant eller på kredit spelar ingen roll, det vill säga inkomsten är enbart ett värde som ska registreras och ligga till grund för en resultaträkning.
Inkomstkontona finns i kontoklasserna 3 och 8. Exempel på konton:
3040 – Försäljning av tjänster
3050 – Försäljning av varor
3981 – Erhållna EU-bidrag
8310 – Ränteintäkter från omsättningstillgångar
Utbetalningar och inbetalningar
En utbetalning är en överföring av pengar till en leverantör av något slag. Utbetalningen är kopplad till betalningstidpunkten.
En inbetalning är en överföring av pengar från en kund eller någon annan till företaget. Inbetalningen är kopplad till betalningstidpunkten.
Kontona som används vid in- och utbetalningar finns i kontoklass 1. Exempel på konton:
1910 – Kassa
1920 – PlusGiro
1930 – Checkräkningskonto
1940 – Övriga bankkonton
Anm: Då kontanta affärer görs uppstår utgiften och utbetalningen respektive inkomsten och inbetalningen på samma gång.
Kostnader och intäkter
En kostnad är en periodiserad utgift. En period är normalt en månad eller ett verksamhetsår.
En intäkt är en periodiserad inkomst.
Se nedan om periodisering och avskrivning.
Period och periodisering
För att ett företag ska kunna visa ett rättvisande resultat behövs att kostnader och intäkter fördelas på de perioder där de förbrukas respektive presteras. Att fördela en kostnad eller en intäkt kallas att periodisera. Normalt brukar en period vara en månad eller ett verksamhetsår. Det viktigaste ur resultatsynpunkt är att fördela kostnader och intäkter så att de hamnar på rätt verksamhetsår.
Om vi tar en hyreskostnad som exempel, där hyran betalas ett halvår i förskott i september, fås följande resonemang. Halva hyresutgiften gäller månaderna okt-dec medan den andra halvan av utgiften gäller jan-mars. Skulle företaget ta upp hela utgiften som en kostnad det första året blir resultatet sämre det året medan resultatet följande år blir motsvarande bättre. Ur resultatsynpunkt inte särskilt ”rättvist”. Motsvarande gäller företaget som får hyresintäkten.
För företag med lager, till exempel ett varuhandelsföretag, gäller följande för att få fram varukostnaden för de förbrukade (sålda) varorna under verksamhetsåret (perioden).
| Varulager vid årets början | |
| + | Inköp under året |
|
|
|
| = | Sammanlagt varuvärde |
| – | Varulagret vid årets slut |
|
|
|
| = | Årets varukostnad |
För att klara av detta krävs en inventering av lagret vid årets slut.
Exempel
Företaget betalar sin hyresräkning två gånger per år. I september betalas hyra för perioden oktober till och med mars året där på. Hyresutgiften är 60000 kr.
Företaget måste periodisera hyran. Det görs genom att 30000 kr lyfts bort, periodiseras, från utgiftskontot hyreskostnader. De 30000 kr som lyfts bort belastar sedan utgiftskontot hyreskostnader året därpå.
Anläggningstillgång och omsättningstillgång
Ett företag har två sorters tillgångar, anläggningstillgångar och omsättnings- tillgångar. Enligt Årsredovisningslagen definieras anläggningstillgång på följande sätt, 4 kap. 1§.
”1 § Med anläggningstillgång förstås tillgång som är avsedd att stadigvarande brukas eller innehas i verksamheten. Med omsättningstillgång förstås annan tillgång.
Om företaget drivs av en fysisk person eller ett dödsbo, får djur i jordbruk eller renskötsel anses som omsättningstillgång oavsett avsikten med innehavet. Lag (1999:1112).
2 § Utgifter för forsknings- och utvecklingsarbeten och liknande arbeten som är av väsentligt värde för rörelsen under kommande år får tas upp som immateriell anläggningstillgång. Detsamma gäller utgifter för koncessioner, patent, licenser, varumärken, hyresrätter och liknande rättigheter och tillgångar samt ersättning som vid förvärv av rörelse överstiger det behållna värdet av de tillgångar som förvärvats och de skulder som övertagits (goodwill).
Utgifter för företagsbildning, ökning av aktiekapitalet eller motsvarande eller för företagets förvaltning får inte tas upp som tillgång. Lag (1999:1112).”
Observera att för att det ska vara en anläggningstillgång ska tillgången vara avsedd att stadigvarande brukas eller innehas i verksamheten. Innebörden av detta är att t.ex. en vara/produkt (tillgång) i ett företag kan vara en anlägg- ningstillgång medan den i ett annat företag kan vara en omsättningstillgång.
För företaget som handlar/säljer frysskåp till restauranger är frysskåpet en omsättningstillgång medan restaurangen som investerar i frysskåpet för att bruka det stadigvarande i verksamheten räknar det som en anläggningstillgång.
Följande olika typer av anläggningstillgångar existerar:
- materiella, t.ex. maskiner, inventarier, verktyg och fastigheter
- finansiella, t.ex. aktier i dotterbolag
- immateriella, t.ex. goodwill, patent- och licensrättigheter
Med omsättningstillgångar menas tillgångar som inte är avsedda att stadigvarande brukas eller innehas i verksamheten.
Varulager i butiker är typiska omsättningstillgångar. Exempel på detta är byggvaruhusets hela sortiment, alla varorna i en livsmedelsbutik, kläderna i en klädaffär, möblerna i en möbelaffär etc.
Ekonomisk livslängd
Ekonomisk livslängd är något som bara finns i bokföringen. Begreppet är skapat av Skatteverket för att företagen ska ha möjlighet att göra skattemässiga avdrag för sina investeringar.
En investerings faktiska livslängd kan vara betydligt längre än den ekonomiska. Ta en persondator som exempel. Den normala avskrivningstiden, ekonomiska livslängden, är tre år. Att en persondator kan hålla betydligt längre är väl för de flesta ganska bekant.
Några vanliga ekonomiska livslängder som används är 5 år för kontorsinven- tarier, datorer 3 år, fastigheter 50 år.
Avskrivning
Avskrivning är ett begrepp som företaget använder då det ska periodisera en tillgång över flera verksamhetsår. Under hur många år som avskrivningen ska delas upp på beror av den ekonomiska livslängden.
För varje årlig avskrivning minskar tillgången i värde, för att till slut få värdet noll. Trots att tillgången i bokföringen är värderad till noll behöver det inte innebära att tillgången inte har något värde. En avskriven maskin med värdet noll kanske kan säljas på en begagnatmarknad. Vid en sådan försäljning gör företaget en så kallad realisationsvinst.
Det motsatta kan också inträffa, det vill säga att en tillgång säljs innan alla avskrivningsperioder är genomförda. Om försäljningsvärdet är lägre än det kvarvarande bokförda värdet har företaget gjort en realisationsförlust.
Exempel
Ett glasmästeri har köpt en ny bil som de använder då de är ute och monterar fönster. Bilens ekonomiska livslängd är 5 år. Priset är 200000 kr. Inköpet sker den 15 maj.
Företagets utgift för inköp av bil blir 200000 kr under året. Bilens ekonomiska livslängd är 5 år vilket innebär att kostnaden (förbrukningen av tillgången bil) blir 40000 kr per år d.v.s. avskrivningen blir 40000 kr per år. Företagets verksam- hetsår överensstämmer med kalenderår.
| År | Utgift | Avskrivning | Bilens värde vid års- skiftet, den 31/12 |
| 1 | 200 000 | 40 000 | 160 000 |
| 2 | 40 000 | 120 000 | |
| 3 | 40 000 | 80 000 | |
| 4 | 40 000 | 40 000 | |
| 5 | 40 000 | 0 |
Läs mer om:
Bokföringens grunder
Rutiner och avstämning
Reskontra
Rapporter
Bokföringslagen
BAS-kontoplanen