Ett aktiebolag ska för varje räkenskapsår skicka sin årsredovisning och revisionsberättelse till Bolagsverket oavsett om aktiebolaget har drivit verksamhet eller varit vilande. Den senast valda, och till Bolagsverket anmälda sammansättningen av, bolagsledningen (styrelseledamöterna och VD) är alltid ansvarig för att handlingarna skickas till Bolagsverket. Ansvaret gäller även för tidigare räkenskapsår eller del av räkenskapsår, även om en annan styrelse då har haft hand om förvaltningen.
Nya regler
Från 1 januari 2007 gäller nya förenklade redovisningsregler för de räkenskapsår som inleds efter 2006-12-31.
Bolagets och styrelsens skyldighet
Styrelsen och VD har skyldighet att se till att bokföringen sköts. Bokföringen kan i och för sig skötas av en bokföringsbyrå (inte revisorn!), men styrelsen har ändå alltid det övergripande an svaret. Styrelsen ska se till att årsredovisningen avges och lämnas till revisorn i god tid före årsstämman. Revisorn ska granska årsredovisningen samt styrelsens och VD:s förvaltning. Årsredovisningen och revisionsberättelsen ska finnas tillgänglig i god tid före årsstämman. Handlingarna ska i god tid skickas till Bolagsverket. Om handlingarna inte kommer in i tid får bolaget betala förseningsavgift. Vid allvarliga dröjsmål eller brister i handlingarna som inte rättas till kan Bolagsverket besluta att bolaget ska gå i tvångslikvidation.
Tillåtna räkenskapsår
Räkenskapsåret ska omfatta tolv månader. Aktiebolagets första räkenskapsår börjar den dag aktiebolaget registreras. Detta gäller även om aktiebolaget först senare börjar driva verksamhet.
Räkenskapsåret kan sammanfalla med kalenderåret. Andra räkenskapsår kallas brutna. De räkenskapsår som räknas som tillåtna är följande.
- 1 januari–31 december.
- 1 maj–30 april.
- 1 juli–30 juni.
- 1 september–31 augusti.
När aktiebolaget bildas och när räkenskapsåret läggs om är det tillåtet att ha ett kortare räkenskapsår än tolv månader eller ett längre, dock högst arton månader. Räkenskapsåret får även vara kortare i samband med att aktiebolaget upphör.
Notera att vissa ändringar av räkenskapsår kräver Skatteverkets tillstånd.
Omläggning av räkenskapsår
När räkenskapsår läggs om är följande viktigt.
- Att bolagsstämman beslutar om ändring av bolagsordningen före det löpande räkenskapsårets utgång.
- Att beslutet ska anmälas till Bolagsverket inom en månad från beslutet, och att registreringsavgiften betalats in.
- Att beslutet inte får verkställas förrän registrering skett.
Handlingarna till Bolagsverket
Årsredovisningen kan skickas in elektroniskt
Aktiebolag kan från 1 juli 2006 helt elektroniskt upprätta, skriva under och skicka in årsredovisning och revisionsberättelse till Bolagsverket via tjänsten e-räkenskap. Tjänsten stödjer för närvarande inte årsredovisning för värdepappersbolag, årsredovisning för noterade aktiebolag, koncernredovisning eller delårsrapporter. För mer information se www.bolagsverket.se.
När ska handlingarna ha kommit in?
En bestyrkt kopia av årsredovisningen ska ha kommit in till Bolagsverket senast en månad efter det att resultaträkningen och balansräkningen har fastställts på den ordinarie bolagsstämman (årsstämman). Den ordinarie bolagsstämman (årsstämman) ska hållas inom sex månader efter utgången av räkenskapsåret.
Vilka handlingar ska skickas?
Följande ska alltid vara med.
- Förvaltningsberättelse.
- Resultaträkning.
- Balansräkning.
- Noter.
- Fastställelseintyg (skrivs direkt på kopian av årsredovisningen och ska undertecknas av en styrelseledamot eller VD. Intyget ska innehålla en uppgift om datum för bolagsstämmans beslut. Namnteckningen ska vara i original.
- Revisionsberättelse.
I förekommande fall ska också detta vara med.
- Koncernredovisning.
- Revisionsberättelse för koncernen.
- Finansieringsanalys.
- Bolagsstämmoprotokoll (om årsstämman beslutat om vinstutdelning).
Handlingarnas kvalitet
Samtliga handlingar skannas. Kopiorna måste därför vara extra tydliga. Använd papper av god kvalitet med text endast på en sida. Undvik fotokopior eller broschyrer i flerfärgstryck, då det kan vara svårt att framställa nya kopior av dessa. Tryckta årsredovisningar framställs oftast innan bolagsstämman. En sådan årsredovisning måste alltså, innan den skickas in till Bolagsverket, förses med följande originalunderskrifter.
a. Av någon som bestyrker att den tryckta upplagan stämmer överens med originalet.
b. Av en styrelseledamot eller av VD i ett påskrivet eller påstämplat fastställelseintyg.
Punkt a och b kan kombineras.
Undertecknande
Årsredovisningen ska skrivas under av samtliga styrelseledamöter, dvs. av den behöriga styrelsen och VD. Sittande styrelse utgörs av den styrelsen som senast är utsedd på en bolagsstämma som hållits före utgången av år 2005. Denna styrelse utgör fr.o.m. år 2006 sittande styrelse, dock längst fram till den tidpunkt då en anmälan kommit in till Bolagsverket om ändringar i styrelsens sammansättning (tillträden eller avgångar) som är beslutade under år 2006 eller senare. Från och med den tidpunkten när en sådan anmälan kommer in till Bolagsverket ska årsredovisningen skrivas under av den sammansättning av styrelsen som framgår av anmälan. Även arbetstagarrepresentanter som ingår i styrelsen ska skriva under årsredovisningen. Om styrelseändringar sker under 2006 och framåt men någon anmälan om ändringarna inte kommer in till Bolagsverket ska årsredovisningen undertecknas av den styrelse som senast är vald under tiden fram till och med utgången av år 2005.
Om en styrelseledamot har förfall kan en styrelsesuppleant skriva under. Men det måste då tydligt framgå att han skriver under som styrelsesuppleant. Han ska då skriva ett tillägg, exempelvis: ”N.N., i egenskap av styrelsesuppleant eftersom styrelseledamoten P.P. har förfall.” Styrelsesuppleanter kallas in genom styrelseordförandens försorg. Arbetstagarsuppleanter ersätter bara arbetstagarledamöter.
Fastställelseintyg
På den bestyrkta kopian av årsredovisningen ska en styrelseledamot eller VD teckna ett bevis (s.k. fastställelseintyg) om att resultaträkningen och balans- räkningen har fastställts på årsstämman, med uppgift om dagen för bolagsstämman. Namnteckningen ska vara i original. Intyget ska även innehålla en uppgift om bolagsstämmans beslut om aktiebolagets vinst eller förlust (den sammanlagda vinsten eller förlusten, således inte bara årets vinst eller förlust utan även den balanserade).
Observera att intyget ska tecknas på den bestyrkta kopian av årsredovisningen, se 8 kap. 3 § ÅRL. Därför kan inte ett bolagsstämmoprotokoll godtas även om det innehåller en paragraf med bolagsstämmans beslut om fastställelse! Det är obligatoriskt att skicka in bolagsstämmoprotokollet vid ett beslut om vinstutdelning, se nedan.
Koncernredovisning
Moderbolag som är skyldigt att upprätta koncernredovisning ska, förutom sin egen årsredovisning och revisionsberättelse, skicka en bestyrkt kopia av koncernredovisningen och koncernrevisionsberättelsen. Den undertecknas av moderbolagets styrelse. Ett moderbolag som är dotterbolag kan under vissa förutsättningar i stället hänvisa till ett annat moderföretags koncernredovisning, se 7 kap. 2 § ÅRL. Den koncernredovisningen ska skickas till Bolagsverket.
Glöm inte att ange aktiebolagets organisationsnummer, företagsnamn (firma) och räkenskapsperiod på handlingarna.
Bolagsstämmoprotokoll vid vinstutdelning
Aktiebolag som beslutat om vinstutdelning ska inom en månad efter utdelningstillfället skicka in en bestyrkt kopia av bolagsstämmoprotokollet till Bolagsverket, se 18 § kupong – skattelagen (1970:624).
Om beslutet om utdelning fattas på en ordinarie bolagsstämma (en sådan som fastställer resultaträkningen och balansräkningen) bör bolagsstämmoprotokollet skickas in samtidigt med årsredovisningshandlingarna till Bolagsverket. Om beslutet fattas vid ett annat tillfälle (extra bolagsstämma) ska en bestyrkt kopia av bolagsstämmoprotokollet från denna stämma skickas in tillsammans med ett följebrev (en anmälan)som innehåller en förklaring att den senaste årsredovisningen behandlats på en tidigare bolagsstämma och att bolagsstämman nu endast beslutat om utdelning. I protokollet ska det framgå vilket räkenskapsår utdelningen hör till.
Delårsrapport
De aktiebolag som, enligt 9 kap. 13 § ABL, är skyldiga att ha en auktoriserad revisor eller en godkänd revisor som avlagt revisorsexamen, ska upprätta delårsrapporter. Detta gäller alltså främst större aktiebolag. En delårsrapport ska avse aktiebolagets verksamhet från räkenskapsårets början. Rapportperioden ska omfatta minst hälften och högst två tredjedelar av räkenskapsåret. En bestyrkt kopia av delårsrapporten ska ha kommit in till Bolagsverket senast två månader efter rapportperiodens utgång.
De nya reglerna för räkenskapsår som inleds efter 2006-12-31 innebär att betydligt färre företag behöver lämna in delårsrapporter.
Fortsatt bolagsstämma
Fortsatt bolagsstämma är till för den situationen att det finns en årsredovisning och en revisionsberättelse men årsstämman vill ytterligare överväga någon fråga om fastställelse, bokslutsdispositioner eller ansvarsfrihet. Ett beslut om fortsatt bolagsstämma ska anmälas till Bolagsverket inom fyra veckor från beslutet. Den fortsatta bolagsstämman ska hållas minst fyra och högst åtta veckor efter årsstämman.
För anmälan om fortsatt bolagsstämma gäller följande.
- Bolaget måste inom sju månader från räkenskapsårets utgång ha kommit in till oss med en anmälan om fortsatt bolagsstämma.
- Registreringsavgiften ska ha kommit in till Bolagsverket inom samma tid.
- Det samtidigt ska ha kommit in en skriftlig försäkran från bolagets revisor om att revisionsberättelsen har lämnats till styrelsen.
Om dessa förutsättningar är uppfyllda beslutar Bolagsverket om förseningsavgift först om räkenskapshandlingarna inte kommit in till oss inom nio månader efter räkenskapsårets utgång.
Påföljder
Förseningsavgifter
Ett aktiebolag, vars årsredovisning och revisionsberättelse inte har kommit in till Bolagsverket inom sju månader från räkenskapsårets utgång, ska betala en förseningsavgift. För de moderbolag som ska skicka in koncernredovisning måste också denna ha kommit in i rätt tid.
Den första förseningsavgiften är 5 000 kr för privata aktiebolag och 10 000 kr för publika aktiebolag.
Vid ytterligare två månaders dröjsmål ska aktiebolaget betala en andra förseningsavgift på 5 000 kr respektive 10 000 kr.
Om årsredovisningen och revisionsberättelsen inte har kommit in inom ytterligare två månader ska en tredje, fördubblad förseningsavgift betalas. Den är 10 000 kr respektive 20 000 kr.
Alltså kan ett privat aktiebolag få betala sammanlagt 20 000 kr och ett publikt aktiebolag 40 000 kr, (8 kap. 5 och 6 §§ ÅRL).
Reglerna om förseningsavgift gäller även om bolaget har gått i likvidation. Efter att likvidationsbeslutet registrerats kan Bolagsverket inte besluta om förseningsavgift för redovisning som avser tiden före likvidationsbeslutet.
Likvidation
Om ett aktiebolag inte har kommit in med årsredovisningen och revisionsberättelsen inom elva månader från räkenskapsårets utgång, kan Bolagsverket efter ett särskilt föreläggande besluta att aktiebolaget ska gå i likvidation (s.k. tvångslikvidation).
I ärenden om tvångslikvidation på grund av att årsredovisningshandlingar saknas förekommer inte någon särskild avgift.
Personligt ekonomiskt ansvar för styrelsen och VD
Om årsredovisning och revisionsberättelse inte har skickats in till Bolagsverket inom femton månader från räkenskapsårets utgång kan aktiebolagets styrelse och VD bli personligt ansvariga för aktiebolagets förpliktelser.
Vite
Styrelseledamöter och VD i aktiebolag som inte skickar in sina årsredo- visningar, revisionsberättelser eller delårsrapporter kan också få betala vite. Bolagsverket får både skicka vitesförelägganden och döma ut dessa viten, se 8 kap. 13 § ÅRL.
Reglerna
Reglerna om ordinarie bolagsstämma finns i 7 kap. ABL. Reglerna om revision finns i 9 kap. ABL. Likvidation regleras i 25 kap. ABL. Grundläggande för årsredovisningen är Årsredovisningslagen (ÅRL). Reglerna i 8 kap. ÅRL är särskilt viktiga när det gäller offentliggörande och förseningsavgifter.
Källa: Bolagsverket