Efter det att en leverantör valts (ibland mer än en), kanske efter en förhandling, har det blivit dags att skriva ett avtal som ligger till grund för beställningen.

Innan många affärsöverenskommelser (avtal) har det förekommit någon form av förhandling. Leverantören (leverantörerna) har lämnat en offert vilken ligger till grund för en sådan. I detta avsnitt beskriver vi huvud- dragen i hur en förhandling mellan ett köpande och ett säljande företag går till och där produkten eller tjänsten inte är allt för komplex.

De offerter (anbud) som kommit in från leverantörerna sammanställs på ett så korrekt jämförande sätt som möjligt. Den inköpsansvarige, kanske tillsammans med någon annan, utvärderar offerterna (anbuden). Eventuella offerter som inte håller de begärda kraven förkastas.

Företaget har specificerat sina krav. Det har blivit dags att kontakta tänkbara leverantörer. De leverantörer som kan leverera det som önskas ombeds lämna in ett anbud (offert) till ett visst datum.

Inköpsprocessen kan vara enkel att genomföra likväl som mycket komplicerad. På samma sätt kan kravspecifikationen kanske bara innehålla en punkt med hänvisning till någon standard - eller vara skriven på många sidor och framtagen med stor möda.

En inköpsprocess består av ett flertal steg. Vi förutsätter i detta avsnitt att ett behov har uppstått i företaget av att köpa in en vara eller tjänst. Produkten eller tjänsten har specificerats noga. I ett lite större företag kan inköpsprocessen starta med en inköpsanmodan eller beställnings- sedel som lämnats till den som är inköpsansvarig.

För många företag är inköpsfunktionen av avgörande betydelse för lönsamheten. Vi kan idag se att svenska företags inköpsandel i förhållande till omsättningen stadigt ökat och numera ligger över 50%. Rätt fattade inköpsbeslut kan därför vara skillnaden mellan vinst eller förlust.

Ett företag vill självklart optimera sina inköp och se till att man får rätt vara eller produkt till rätt pris. För att kunna nå den målsättningen skapar företaget rutiner för hur inköpen ska gå till.

I inköpsfunktionens roll ligger det att bevaka sina leverantörer. Kan tyckas vara ett hårt ord men innebörden är helt enkelt att veta så mycket som möjligt om sina leverantörer. Även en bevakning över potentiellt nya leverantörer ska ske.

Inköparen är den person som är länken mellan leverantörerna och det egna företaget. Med detta menas att inköparen även är den person som förmedlar kontakter mellan personer hos leverantörerna och personer i det egna företaget.

Om ditt företag har en stor andel inköp i förhållande till omsättningen bör ni skriva en inköpsplan. Detta gäller även då företaget köper in komponenter, varor, insatsvaror etc. som har strategisk betydelse för företaget.

Företagets totala konkurrenskraft beror på hur väl man lyckas bearbeta kunderna och hur effektivt leverantörerna kan utnyttjas. Den egna effektiviteten i produktionen har fått en något mindre betydelse än tidigare. Inköpsfunktionen har en strategisk betydelse i de moderna företagen och har därför olika roller i företagets utveckling.

I takt med att företag allt mer specialiserat sig och att företagens produkter till stor del består av delar från underleverantörer och/eller andra tillverkare, har inköpsfunktionens betydelse ökat markant. Inköpsfunktionen har idag en stor strategisk betydelse i många företag.