Till grund ligger oftast en uppskattad volym av en vara eller tjänst under en viss tidsperiod. Ett privat företag begär in offerter och träffar sedan ett ramavtal med en leverantör – därefter sker avrop (olika inköpstillfällen) mot ramavtalet. En offentlig verksamhet begär in anbud. Mot den som vann anbudet sker sedan avrop. Kan t.ex. vara en kommun som köper in mat till skola och äldreomsorg.
Här följer ett exempel om hur Stockholms Universitet arbetar med ramavtal och avrop:
”Ramavtal, hur man avropar från avtalen m m
Ett ramavtal är ett avtal som ingås mellan en eller flera myndigheter och en eller flera leverantörer, för att fastställa villkoren för senare tilldelning av kontrakt under en given tidsperiod. Ett ramavtal ska upphandlas enligt lagen om offentlig upphandling, vilket innebär att ramavtalet ska upphandlas genom öppet eller selektivt förfarande. Det innebär alltså att ett förfrågningsunderlag ska skapas, upphandlingen ska annonseras och man ska genomföra leverantörskvalificering och anbudsutvärdering. Huvudregeln är att ramavtal inte får gälla längre tid än fyra år.
Den upphandlande myndigheten kan välja att sluta ramavtal med endast en leverantör. Då måste ramavtalet innehålla samtliga villkor för de kommande upphandlingskontrakten. Om den upphandlande myndigheten väljer att sluta ramavtal med flera leverantörer måste dessa vara minst tre.
Om man tecknar ett ramavtal med en leverantör ska kontrakt som bygger på ramavtalet tilldelas i enlighet med villkoren i ramavtalet. Den upphandlande myndigheten får skriftligen samråda med leverantören och vid behov be leverantören att komplettera sitt anbud. En komplettering får dock inte innebära att det görs väsentliga avvikelser från villkoren i ramavtalet, utan det som får göras är en precisering av villkoren.
Om man tecknar ramavtal med flera leverantörer får den upphandlande myndigheten, om samtliga villkor för kontraktstilldelning är fastställda i ramavtalet, tilldela kontrakt i enlighet med dessa villkor. Att samtliga villkor är fastställda innebär att ramavtalet måste innehålla en reglering av vilken av leverantörerna som i första hand ska tilldelas kontrakt, t.ex. en rangordning.”
Läs mer om:
Avtal