Även om ditt företag anlitar någon annan att sköta bokföringen är en grundläggande kunskap viktig att ha med sig.
Göra bokföringen själv eller ta hjälp av andra
För många företagare, särskilt nystartare, känns bokföring som något mycket komplicerat. Att de flesta uppfattar det på ett sådant sätt beror till stor del på att den grundläggande kunskapen saknas. Bokföringen i ett mindre företag är oftast ganska okomplicerad. Har man förståelse för ett antal grundbegrepp som används, kan skilja på debet och kredit och kanske har tillgång till ett bokföringsprogram för persondatorn brukar det fungera ganska bra.
Naturligtvis finns det företagare som av tidsskäl m.m. lämnar över sin bokföring och redovisning till ett annat företag för att låta detta utföra arbetet. Var då noga med att komma överens med den anlitade bokföringsbyrån på vilket sätt bokföringen ska ske och vilka återkommande ekonomiska rapporter som företaget vill ha för att kunna styra verksamheten effektivt.
Utarbeta administrativa rutiner för hur verifikationer ska sparas och överlämnas till bokföringsbyrån (oftast en gång per månad), när bokföringsarbetet för perioden ska vara genomfört och när moms-, resultat- och balansrapporter (även andra rapporter) senast ska vara redovisade till företaget. När du väljer bokföringsbyrå (redovisningsbyrå) ska du vara noga med att försöka hitta någon som är duktig på att ge råd och tips och som är uppdaterad vad gäller olika skatteregler.
Dubbel bokföring, debet och kredit
Att föra bok, d.v.s. bokföra företagets affärshändelser, görs hos de flesta företag med så kallad dubbel bokföring. Varje konto som används har en debet och en kreditsida (förklaras nedan). Då en kontering utförs görs den på minst två konton. Det ena kontots debetsida och det andra kontots kreditsida. Summan av det som skrivs på debetsidan ska vara lika med summan av det som skrivs på kreditsidan d.v.s. summa debet = summa kredit.
För att underlätta används i de flesta fall BAS-kontoplanen där kontona är väl strukturerade och därmed lättöverskådliga. BAS-kontoplanen uppdateras ständigt. Den senaste versionen kan du ladda ned från www.bas.se (BAS-kontogruppen). De olika versionerna har ”årsbeteckningar” t.ex. BAS 2010 (år 2010), BAS 2011.
Varje konto har en debetsida, den vänstra, och en kreditsida, den högra. För att åskådliggöra detta användes tidigare något som hette T-konton. Om vi tar kontot 1920 Bank (kan t.ex. vara företagets checkräkningskonto) kan det visas på detta sättet:
Normalt brukar man ställa upp konteringen enligt följande:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 1920 | Bank |
Debet är den vänstra av kontots två konteringskolumner. När en summa
noteras där säger man att kontot debiteras.
Kredit (med betoningen på e, förväxla inte med kredit – betoningen på i) är den högra konteringskolumnen. När en summa noteras där säger man att kontot krediteras.
Låt oss ta ett litetexempel för att åskådliggöra. Företaget har köpt kopieringspapper kontant från ett kontorsvaruhus. Kopieringspappret kostade 200 kr plus moms 50 kr. Konteringen blir så här:
| Konto | Kontonamn | Debet | Kredit |
| 1910 | Kassa | 250,00 | |
| 6110 | Kontorsmaterial | 200,00 | |
| 2641 | Ingående moms | 50,00 |
Som synes blir summan på debetsidan lika stor som kreditsidan. Detta är den första kontrollen som görs vid en kontering. Vid vissa tillfällen kan det vara lätt att förväxla det som ska stå på debet- respektive kreditsidan. Nu är dock BAS- kontoplanen bra strukturerad och kontona är indelade i olika kontoklasser. Vi kan även hänföra kontona till dessa olika områden
- Tillgångar
- Skulder
- Inkomster
- Utgifter
Ställer vi upp dessa i en tabell går det lätt att beskriva när ett konto ska debiteras eller krediteras.
| Debet | Kredit | |
| Tillgångar | Tillgångsökning | Tillgångsminskning |
| Skulder | Skuldminskning | Skuldökning |
| Inkomster | Inkomstminskning | Inkomstökning |
| Utgifter | Utgiftsökning | Utgiftsminskning |
Tillgångskonton är t.ex.
1250 Datorer
1510 Kundfordringar
1910 Kassa
1920 Bank
Skuldkonton är t.ex.
2010 Eget kapital (delägare 1 i ett handels- eller kommanditbolag)
2330 Checkräkningskredit
2440 Leverantörsskulder
2610 Utgående moms (oreducerad, det vill säga 25 %)
2640 Ingående moms
Inkomstkonton är t.ex.
3040 Försäljning av tjänster
3050 Varuförsäljning
3550 Fakturerade resekostnader
3911 Hyresintäkter
3921 Provisionsintäkter
Utgiftskonton är t.ex.
4010 Varuinköp
5010 Lokalhyra
5060 Städning och renhållning
5252 Leasing av datorer
6110 Kontorsmaterial
6211 Fast telefoni
7332 Bilersättningar, skattepliktiga
Under rubriken bokföringsexempel gör vi ett stort antal konteringar för att visa hur den dubbla bokföringen fungerar rent praktiskt.
Att använda sig av dubbel bokföring är ingenting nytt. Redan på 1400-talet började italienska köpmän använda sig av metoden. Deras verksamheter hade bokstavligt talat växt dem över huvudet, d.v.s. de hade ingen möjlighet att hålla reda på sin verksamhet utan hjälp av något bra system, först den enkla bok- föringen och därefter metoden med dubbel bokföring. Naturligtvis har metoden förfinats under åren men är i grunden densamma.
Saldo
Skillnaden mellan debet och kredit på ett konto kallas saldo. Saldot bör kon- trolleras med jämna mellanrum, t.ex. en gång i månaden, särskilt när det gäller tillgångs- och skuldkonton. Om vi tar 1920 Bank som exempel så stäms det av mot kontoutdrag etc.
I exemplet nedan har 1920 Bank (t.ex. checkräkningskontot) fått två inbetal- ningar under perioden. Utbetalningar från kontot har varit fyra stycken. Summerar vi debet- respektive kreditsidan får vi att kontot har ett debetsaldo på 1 200 kr.
Är debetsidan större än kreditsidan har kontot ett debetsaldo och om det är tvärtom har kontot ett kreditsaldo.
Kontering
Till en affärshändelse i företaget ska det finnas en verifikation som bekräftar att affärshändelsen ägt rum. Verifikationer kan vara fakturor, bevis på in- och utbetalningar, kvitton av olika slag mm. Ibland måste företaget själva upprätta en verifikation eftersom det inte finns en sådan naturligt i affärshändelsen. En sådan verifikation utfärdas t.ex. då egna uttag av varor görs i företaget eller att ett fel begåtts i bokföringen och måste rättas. Då företaget själv utfärdar en verifikationkallas den en bokföringsorder.
Verifikationerna ska bokföras löpande. Löpnummerserien ska vara obruten under året och verifikationerna ska förvaras i nummerordning i en pärm.
Konteringsarbetet innebär att verifikationen stämplas med en konterings- stämpel. Konteringsstämpeln är en slags mall där olika uppgifter ska fyllas i. Den som bokför verifikationen fyller i vilka konton som affärshändelsen påverkar, de olika beloppen, datum, verifikationsnummer m.m. Detta arbete med att bokföra olika uppgifter kallas – att kontera.
Grundbokföring och huvudbokföring
Bokföringslagens 5 kapitel handlar om löpande bokföring och verifikationer. I första paragrafen beskrivs vad grundbokföring och huvudbokföring är:
”1 § Affärshändelserna skall bokföras så att de kan presenteras i registrerings-ordning (grundbokföring) och i systematisk ordning (huvudbokföring). Detta skall ske på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat.
En affärshändelse som avser mottagandet av en gåva behöver inte bokföras, under förutsättning att
1. gåvans marknadsvärde är svårbestämbart men kan antas vara lågt, och
2. det är förenligt med god redovisningssed. Lag (2006:874).”
Anm: Att man talar om ”böcker” är en kvarleva från den tiden då allt skrevs för hand. Företagen använde en grundbok (dagbok) där affärshändelserna skrevs in i den följd de inträffade. Därefter fördes uppgifterna över till huvudboken där uppgifterna skrevs in systematiskt d.v.s. för varje konto. Numera använder de flesta företag bokföringsprogram som automatiskt för över uppgifterna till huvudboken efter att uppgifterna lagts in i grundbokföringen. Fortfarande finns dock ett och annat litet företag som använder sig av bokföring i ”böcker”.
Grundbokföringen
I grundboken bokförs alla affärshändelser i tidsföljd. De affärshändelser som handlar om kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast följande arbets- dag. För övriga affärshändelser gäller att de ska bokföras så snart det kan ske.
Samtliga poster i grundbokföringen ska innehålla:
- Datum då bokföringen gjordes.
- Verifikationstext om vad affärshändelsen avser.
- Verifikationsnummer
- Summa belopp på debetkonton ska vara lika med summa belopp på kreditkonton.
Huvudbokföringen
I huvudboken ordnas affärshändelserna systematiskt med hjälp av kontona i kontoplanen. Varje konto och vad som har hänt på detta går att avläsa. Det är lätt att se vad saldot är på de olika kontona och därigenom blir det lätt att se hur företagets intäkter, kostnader, tillgångar och skulder förändras.
Huvudboken följer företagets kontoplan och kontona presenteras i nummerordning. Härigenom blir det lätt att avläsa ställningen på de så kallade balanskontona och saldona på företagets resultatkonton.
Upptäcker företaget någon felaktighet i bokföringen under året är det till huvudboken man i första hand går för att finna felet.
Bokföringsbegrepp
För att kunna utföra bokföringsarbetet på rätt sätt krävs att man vet vad ett antal begrepp innebär. Avskrivning, periodisering, skillnaden mellan inkomst, inbetalning och intäkt är exempel på sådana begrepp.
Dessa begrepp är bra att kunna oavsett om man själv sköter bokföringen eller låter en bokförings- eller redovisningsfirma göra detta. Gå vidare till området Begrepp för att få en beskrivning av de vanligaste begreppen som används.
Läs mer om:
Begrepp
Rutiner och avstämning
Reskontra
Rapporter
Bokföringslagen
BAS-kontoplanen
Bokföring
Bokföringsexempel
Bokslut
Förenklat årsbokslut
Kontantmetoden