Ett egenanställningsföretag har F-skatt och fakturerar sina tillfälligt anställdas olika uppdragsgivare, som regel mot viss provision. Företaget ansvarar för viss administration och bokföring, redovisar moms, arbetsgivaravgifter och skatteavdrag och betalar sedan ut ett nettobelopp som lön till den anställde. Det vanliga är att den anställde, som har A-skatt och kallas egenanställd, själv skaffar uppdragen och att någon fast lön inte betalas ut.
Först avtal med egenanställningsföretaget
En person som vill anlita ditt egenanställningsföretag måste först ansluta sig till ditt företag och komma överens om för vilka uppdrag ditt företag ska vara avtalspart och sedan fakturera. Därefter kan den egenanställde avtala om ersättningen för ett arbete hos en tilltänkt uppdragsgivare. Det är viktigt att uppdragsgivarna vet att det är ditt företag som juridiskt är deras uppdragstagare och som kommer att fakturera med F-skatt.
En person kan alltså inte först personligen avtala om ersättningen för ett uppdrag och sedan i efterhand be egenanställningsföretaget att skicka en faktura till uppdragsgivaren. Då kommer fakturan från fel avsändare, eftersom egenanställningsföretaget inte ingått något avtal med uppdragsgivaren om arbete eller ersättning, och det är då fortfarande personens A-skatt som gäller.
Det är även viktigt för frågan om vem som ska redovisa moms, att det redan från början finns ett avtal mellan den egenanställde och egenanställningsföretaget. Om det finns ett anställningsavtal eller liknande rättsligt förhållande, är den egenanställde inte en i momssammanhang beskattningsbar person. Ditt egenanställningsföretag är däremot en beskattningsbar person som bedriver ekonomisk verksamhet och ska vara registrerat för moms.
Inga anställningsinkomster
Ditt företag kan inte fakturera en egenanställds arbetsgivare för arbete som den egenanställde utför i en annan anställning. Ditt företag kan bara fakturera andra former av uppdrag som den egenanställde får – efter att först ha avtalat med ditt företag – till exempel som frilansare eller som tillfällig uppdragstagare.
Redovisning av löner och moms
Ditt företag har samma skyldighet att redovisa arbetsgivaravgifter, göra skatteavdrag och lämna kontrolluppgift för egenanställda som för andra anställda.
Skatteavdrag på lön som betalas ut regelbundet görs normalt enligt tabell, och vid oregelbundna löneutbetalningar görs avdrag med 30 procent av lönen. Om ett avdrag är för lågt eller för högt med tanke på den anställdes beräknade årsinkomst kan den anställde begära jämkning av skatteavdraget hos Skatteverket.
Ditt företag är även ansvarigt för att utfärda och bevara fakturor i enlighet med momslagen, redovisa utgående moms på de uppdrag som dina egenanställda utför och vid eventuell EU-handel lämna en periodisk sammanställning.
Ditt företag har i normalfallet rätt att göra avdrag för ingående moms på inköp i verksamheten. Om den egenanställde själv gör ett inköp krävs det för företagets avdragsrätt att inköpet kan behandlas som ett utlägg för ditt företags räkning. Inköpta varor eller tjänster som i sin helhet förbrukas vid ett enskilt uppdrag kan anses som ett utlägg för företagets räkning. Ingående moms för vissa inköp kan aldrig dras av eftersom det finns avdragsförbud, till exempel inköp av personbilar och inköp till stadigvarande bostad.
Reseersättning och traktamente
Om en egenanställd utför arbetet hos sin tillfälliga uppdragsgivare, till exempel vid uppdragsgivarens kontor eller verkstad, har den egenanställde normalt sitt tjänsteställe där. Ditt företag kan då inte betala ut ”skattefri” reseersättning eller traktamente för dessa resor. Det vill säga, ditt företag kan inte betala ut reseersättning eller traktamente utan att göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter. Däremot kan den egenanställde vid en sådan tillfällig anställning ha rätt att göra avdrag i sin deklaration för resorna. Vid övernattning på arbetsorten kan den egenanställde även göra avdrag för logi och ökade levnadskostnader. Ditt företag har inte rätt till avdrag för ingående moms på sådana inköp av resor som avser den egenanställdes privata resor.
Om en egenanställd i ett uppdrag behöver göra resor till andra platser än sitt tjänsteställe kan ditt företag ersätta den anställdes utlägg för till exempel tågresor, betala ut reseersättning för egen bil, och – om den anställde behöver övernatta på en sådan tjänsteresa – även traktamente och ersättning för logi. Den ingående momsen på dessa kostnader är avdragsgill för ditt företag om den egenanställde får ersättning för utlägget och uppdraget är momspliktigt.
Övriga kostnader
Det finns olika sätt att hantera utgifter för utrustning och materiel som den egenanställde har i sina uppdrag. Det är bara sådana utgifter som är nödvändiga för att kunna utföra uppdragen som kan komma ifråga. Utgifter för att söka nya uppdrag som egenanställd är inte avdragsgilla och ersättning för sådana utgifter från egenanställningsföretaget ska behandlas som lön.
Ditt företag har i normalfallet rätt att göra avdrag för ingående moms på inköp i verksamheten. Om den egenanställde själv köper de varor och tjänster som krävs för ett uppdrag, har ditt företag endast rätt till avdrag för ingående moms om inköpet i sin helhet förbrukas vid ett enskilt uppdrag och om företaget ersätter den egenanställde för detta utlägg. Om uppdraget inte är momspliktigt, kan företaget dock inte göra avdrag för ingående moms på inköp för det uppdraget. Ett uppdrag som är delvis momspliktigt ger inte rätt till fullt avdrag för ingående moms. I sådana fall får ditt företag endast delvis avdrag för den ingående momsen. Ingående moms som omfattas av avdragsförbuden får inte dras av. Avdragsförbudet gäller för till exempel inköp av personbilar och inköp till stadigvarande bostad.
Den egenanställde gör avdrag i sin deklaration
De kostnader som varit nödvändiga för uppdraget som utförts och som den egenanställde betalat själv kan den anställde göra avdrag för i sin deklaration under ”Övriga utgifter”. Det kan till exempel gälla utgifter för verktyg, arbetsredskap, ökad mobilkostnad eller särskilda datorprogram. Avdrag får som regel inte göras för själva datorn eller mobiltelefonen, eller abonnemangen för dessa.
Om den egenanställde behövt använda egna inventarier eller annan utrustning ska kostnaden först fördelas på användning i tjänsten och privat. När det gäller utrustning som den anställde även kan använda privat, kan avdrag bara komma ifråga för den del som kan hänföras till de olika uppdragen, till exempel 50 procent om den anställde använder utrustningen både privat och i jobbet. Kostnaden ska också proportioneras både på antal år som utrustningen kan användas och utifrån hur mycket den anställde använt den i tjänsten under året.
Egenanställningsföretaget betalar ut kostnadsersättning
Om en egenanställd varit tvungen att använda sina egna inventarier eller annan utrustning i ett uppdrag, kan ditt företag i vissa fall betala ut ”skattefri” kostnadsersättning. Det vill säga, ditt företag kan betala ut kostnadsersättning utan att göra skatteavdrag eller betala arbetsgivaravgifter. Företaget kan dock bara betala ut skattefri ersättning som motsvarar den anställdes avdragsgilla utgifter. En beräkning bör då göras enligt exemplet ovan, det vill säga i exemplet kan 500 kronor betalas ut som skattefri kostnadsersättning. Om företaget betalar ut ett högre belopp ska den överskjutande delen hanteras som vanlig lön. Företaget måste spara underlaget för beräkningen liksom en kopia av kvittot på anskaffningskostnaden (12 000 kronor).
Ditt företag kan inte ersätta egenanställda för deras mobil- och internetfakturor och liknande. Skattefri kostnadsersättning kan bara komma ifråga om den anställde kan visa en merkostnad, t.ex. om den anställde kan redovisa särskilda samtalskostnader på grund av ett visst uppdrag.
Företaget redovisar kostnadsersättningen separat på den anställdes kontrolluppgift.
En förutsättning för avdragsrätt för ingående moms är att det är ditt företag som gjort inköpet av varan eller tjänsten. Företaget har inte rätt till avdrag för ingående moms på den egenanställdes inköp.
Egenanställningsföretaget betalar ut ersättning för utlägg
Om ditt företag lämnar ersättning för tillfälliga utlägg i arbetet, till exempel för förbrukningsmateriel som en egenanställd har köpt för ett visst uppdrag, behöver detta normalt inte redovisas på kontrolluppgiften. Det är dock viktigt att företaget begär att få originalkvittot och sparar det i sin redovisning. Företaget ska vid en eventuell senare kontroll kunna visa att det som utlägget avser har varit nödvändigt att anskaffa för det aktuella uppdraget. Företaget bör därför se till att syftet med köpet och vilket uppdrag det avser anges på kvittot.
Tänk på att om ditt företag ersätter den anställde för ett sådant utlägg, är det som har anskaffats fortfarande ditt företags egendom. Därför lämpar sig utlägg inte för utrustning som den anställde själv får behålla och kan använda även efter att uppdraget är slutfört, till exempel verktyg, musikinstrument eller dator. Utlägg lämpar sig inte heller om en anställd vill hålla ett lager eller köper förbrukningsvaror som är avsedda att användas i framtida uppdrag.
Om företaget betalar den anställdes inköp av till exempel dator för ett uppdrag och den anställde sedan får behålla datorn efter uppdraget, är detta en skatte- och avgiftspliktig förmån. Förmånen, som värderas till datorns värde, ska företaget redovisa i den anställdes kontrolluppgift.
Bedömningen ovan gäller även för avdragsrätt för ingående moms. Det är ett utlägg om det kan anses naturligt att ditt företag står för inköpet, som när det är fråga om en vara eller en tjänst som i sin helhet förbrukas vid ett enskilt uppdrag. Det innebär att ditt företag inte har rätt att dra av ingående moms på tillgångar, till exempel investeringsvaror och lager, som den egenanställde köpt och behåller för egen del efter avslutat uppdrag. Motsvarande gäller om en tillgång inte i sin helhet förbrukas under det uppdrag som personen blivit anställd för.
Skattefri motion eller friskvård via egenanställningsföretaget
Ett egenanställningsföretag kan som andra arbetsgivare erbjuda sina anställda skattefria motions- och friskvårdsförmåner, men på grund av den speciella anställningsformen och löneformen måste man tänka på vissa saker:
- Kostnaden för en egenanställds motion får inte reducera den skattepliktiga lönen som sedan betalas ut, dvs. som ett bruttolöneavdrag. Den egenanställde kan alltså inte skicka in sina motionsutlägg till egenanställningsföretaget för att dessa ska dras som andra utlägg från intjänad lön. Om detta görs ska egenanställningsföretaget redovisa motionsutlägget som lön.
- Egenanställningsföretaget kan bara erbjuda motionsförmåner under den egenanställdes anställningstid hos företaget.
- Om man tillämpar någon form av friskvårdsbidrag, ska den egenanställdes köp av friskvård göras under anställningstiden hos egenanställningsföretaget.
- Egenanställningsföretagets erbjudande om motionsförmåner måste omfatta alla anställda och kan inte riktas till enbart vissa anställda.
Kan den egenanställde själv välja när lönen tas ut?
Ditt företag kan inte låta en intjänad lön stå inne och låta den anställde själv välja utbetalningsdag. Det är ditt företags avtal med den egenanställde som reglerar när lönen kan betalas ut. Företaget måste redovisa lönen och betala arbetsgivargifter så snart den anställde har möjlighet att ta ut lönen enligt avtalet. Den anställde kan inte själv fritt välja tidpunkt för beskattning av intjänad lön, till exempel själv välja att vänta med att ta ut lönen till efter ett årsskifte eller inför en semesterresa. Företaget måste alltså redovisa skatteavdrag och arbetsgivaravgifter även för sådan ersättning som den anställde haft möjlighet att få utbetald, men själv valt att låta stå inne.
Källa: Skatteverket 2018