En faktura används som en verifikation i bokföringen. För att kunna godkännas av Skatteverket måste den innehålla vissa uppgifter.
För ett företag gäller det att få betalt för sina kundfordringar så snabbt som möjligt. Om arbetet med detta inte sköts ordentligt binder företaget upp kapital i kundfordringar helt i onödan, förlorar ränte- inkomster m.m. Vi kommer kort att beskriva detta kassaflödesarbete. Reglerna som gäller vid uttag av dröjsmålsränta beskrivs också.
Uppgifter en faktura måste innehålla
Normalt sker försäljning mellan företag på kredit. Undantag brukar vara om det köpande företaget har ekonomiska svårigheter och där risken för nedläggning är stor. Faktura kallas det dokument som skickas till kunden. Det normala när det gäller kredittid är 30 dagar. Inom handeln brukar kredittiden dock vara betydligt kortare.
Sker försäljningen kontant är det normala att det köpande företaget får en kontantfaktura innehållande motsvarande uppgifter som en faktura kopplad till en kredittid.
Följande uppgifter ska en faktura normalt innehålla:
- Namn och adress på den som utställt fakturan (det säljande företaget).
- Det säljande företagets momsregistreringsnummer.
- Det köpande företagets namn och adress.
- Det köpande företagets momsregistreringsnummer måste anges om kunden är skattskyldig för det som köpts (så kallad omvänd skattskyldighet) eller om en köpare i ett annat EG-land åberopar sitt VAT-nummer för att få leveransen utan moms.
- Platsen för varans/tjänstens mottagande/utförande.
- Vad försäljningen handlar om d.v.s. transaktionens art.
- Ersättningens belopp för varje skattesats. Vad som t.ex. har en momssats på 12 % och vad som har en momssats på 25 %.
- Momsen ska vara utskriven i kronor och ören.
- Övrigt som kan ha betydelse för skattskyldigheten och mottagarens avdragsrätt eller rätt till återbetalning.
- Ett fakturanummer som ska vara ett unikt identifikationsnummer. Det säljande företaget kan själv välja vilket löpnummer som helst att starta med, men därefter ska numreringen av fakturorna ske i obruten nummerföljd.
- Fakturadatum d.v.s. den dag fakturan skrevs ut ska anges. Det är normalt från detta datum som kredittiden räknas. Mot privatpersoner är det vanligt att, förutom fakturadatum, ange sista betalningsdag.
- Kreditvillkor. Kreditvillkoren styrs av köplagen. I 49 § första stycket står följande: ”Följer tidpunkten för betalningen inte av avtalet, skall köparen betala när säljaren kräver det.” Skriv ut önskad eller avtalad kredittid.
Säljaren har rätt att ta ut en dröjsmålsränta efter 30 dagars kredit enligt Räntelagen. Räntelagen är dispositiv vilket innebär att ett avtal mellan parterna kan se helt annorlunda ut.
Moms
Då företaget skriver momsen på fakturan går det att göra på två sätt.
- Ersättningen exklusive moms, därefter anges momsen på ersättningens belopp i kronor och ören, sedan summan som ska betalas.
| Borrutrustning | 1 000,00 kr |
| Moms 25 % | 250,00 kr |
|
|
|
| Att betala | 1 250,00 kr |
- Ersättningen inklusive moms, med tillägget att i beloppet ingår moms med a kronor och b ören.
| Borrutrustning | 1 250,00 kr |
| Drivbänk | 1 000,00 kr |
|
|
|
| Att betala | 2 250,00 kr |
I beloppet ingår moms med 450 kr och 00 öre
Kreditvillkor
De kreditvillkor som ska gälla är det upp till parterna att komma överens om. Om ingen överenskommelse finns är det 30 dagar från fakturadatum som gäller.
Räntelagen är dispositiv vilket innebär att parterna kan avtala bort den och komma överens om andra dröjsmålsräntor.
Fel i fakturans formalia
Får du som köpande företag en faktura som inte innehåller de uppgifter som krävs ska du omgående kräva en ny och korrekt faktura. Om fakturan inte är skriven på rätt sätt kan det påverka företagets skattemässiga avdragsrätt.
Kvitto understigande 500 kronor
Om fakturabeloppet, kvittot, understiger 500 kronor exklusive moms behöver fakturan/kvittot normalt inte innehålla uppgiften om mottagarens namn och adress för att den skattemässiga avdragsrätten ska gälla. Det normala är annars att begära ett skrivet kvitto, vilket alltså inte behövs för summor under- stigande 500 kronor exklusive moms.
Ett kassakvitto räcker där momsen är utskriven i kronor och ören.
Kreditfaktura
Ibland kan det bli fel och om kunden tycker att det som levererats inte stämmer överens med innehållet i fakturan kan det säljande företaget utfärda en kreditfaktura. Vanliga orsaker till att en kreditfaktura utfärdas är att en produkt har brister eller skador, att fel vara levererats, att tjänsten inte utförts på ett tillfredställande sätt, att debiteringen blivit fel mm.
Då en kreditfaktura utfärdas ska på den anges
- Den ersättning som begärts enligt tidigare utfärdad faktura samt den nedsättning som ska ske.
- Momsens belopp enligt den tidigare utfärdade fakturan samt den nedsättning som ska ske.
- Övrigt som kan ha betydelse för skattskyldigheten och för köparens avdragsrätt eller rätt till återbetalning.
Läs mer om:
Regler för fakturans innehåll – checklista
Kassaflöde
Dröjsmålsränta
Fakturaservice
Inkasso
Nyckeltal