Faktureringsregler
En faktura är ett dokument eller meddelande på papper eller i elektronisk form som uppfyller vissa villkor. En kreditnota kan också vara en faktura.
Som näringsidkare måste du med vissa undantag utfärda en faktura när du säljer varor eller tjänster till en näringsidkare eller någon annan juridisk person. Det spelar ingen roll hur stort beloppet är.
Du kan låta någon annan utfärda en faktura i ditt namn men du är alltid själv ansvarig för faktureringen.
När gäller svenska faktureringsregler?
Mervärdesskattelagen reglerar i vilka fall du ska fakturera enligt våra svenska regler.
De svenska reglerna gäller till exempel när du
- säljer varor och tjänster inom landet
- säljer varor till en näringsidkare i ett annat EU-land
- exporterar varor och tjänster
- säljer varor och tjänster som är omsatta i ett annat EU-land om köparen i det andra EU-landet är skyldig att betala momsen. Det innebär bland annat att svenska regler gäller vid försäljning av tjänster till en näringsidkare i ett annat EU-land när tjänsten beskattas enligt huvudregeln. De svenska reglerna gäller dock inte om köparen själv ställer ut fakturan (självfakturering).
Reglerna gäller även när du som köpare självfakturerar vid köp av tjänster från ett annat EU-land vilka du som köpare är skattskyldig för. Om du som köpare självfakturerar vid köp av varor från ett annat EU-land, vilka du som köpare är skattskyldig för (unionsinternt förvärv), gäller däremot reglerna i det andra EU-landet.
Vidare gäller våra svenska faktureringsregler vid så kallad distansförsäljning (över beloppsgränsen) av varor till privatpersoner i Sverige från en säljare i ett annat EU-land. I den motsatta situationen, det vill säga vid distansförsäljning från Sverige, gäller reglerna i det land varorna säljs till.
Även utländska företag kan alltså omfattas av de svenska bestämmelserna och i vissa fall kan du själv vara skyldig att använda regler som gäller i ett annat land.
När måste du fakturera?
Huvudregeln i mervärdesskattelagen är att du måste fakturera vid momspliktig försäljning inom Sverige till juridiska personer och näringsidkare.
Även om kunden är en privatperson (varken en näringsidkare eller en juridisk person) måste du fakturera vid försäljning av
- nya transportmedel (bilar, mc, båtar och flygplan) som ska beskattas i ett annat EU-land
- bygg- och anläggningstjänster och varor som säljs i samband med sådana tjänster.
Du måste också i vissa fall fakturera vid momsfria försäljningar till juridiska personer och näringsidkare. Det gäller t.ex. vid
- försäljning av varor till momsregistrerade köpare i ett annat EU-land
- export av varor eller tjänster
- försäljning av tjänster till näringsidkare i annat EU-land enligt huvudregeln
- överlåtelse av en verksamhet eller en del av en verksamhet
- försäljning av tillgångar om du kan visa att du inte har haft avdragsrätt vid inköpet (t.ex. en personbil)
- försäljning av investeringsguld, flygbensin och flygfotogen
- försäljning och framställning av medlemsblad, organisationstidskrifter och personaltidningar
- tillhandahållande av gravskötsel.
Den som från ett annat EU-land säljer varor till privatpersoner i Sverige (distanshandel) måste också utfärda en faktura.
Fakturor som gäller bygg- och anläggningstjänster ska du utfärda inom två kalendermånader efter den månad du utförde tjänsterna.
Fakturor som gäller försäljning av varor till momsregistrerade köpare i annat EU-land ska utfärdas senast den 15:e i månaden efter den månad då varan levererades.
Fakturor som gäller försäljning av tjänster till näringsidkare i annat EU-land enligt huvudregeln (ruta 39 i momsdeklarationen), ska utfärdast senast den 15:e i månaden efter den månad då tjänsten tillhandahölls.
Andra fakturor utfärdar du enligt god affärssed för den aktuella branschen.
Du måste alltid ha ett underlag för bokföringen
Du måste ha en verifikation för varje affärshändelse som underlag för din bokföring, även om du inte är skyldig att upprätta en faktura enligt bestämmelserna i mervärdesskattelagen. Vad som ska framgå av en verifikation framgår av 5 kap. bokföringslagen.
Vad ska framgå av fakturan?
Momsregistreringsnummer, datum och varornas eller tjänsternas omfattning och art är några av de uppgifter som ska finnas med i alla fakturor. Vidtill exempel momsfri försäljning och omvänd skattskyldighet ställls även en del andra krav.
Följande uppgifter måste finnas med på alla fakturor:
- Det datum fakturan utfärdades (fakturadatum).
- Ett unikt löpnummer för varje faktura baserat på en eller flera serier.
- Säljarens momsregistreringsnummer.
- Köparens momsregistreringsnummer, om köparen är skattskyldig för köpet (s.k. omvänd skattskyldighet) eller finns i ett annat land inom EU:s momsområde och har åberopat sitt momsregistreringsnummer för att få leveransen utan moms.
- Säljarens och köparens namn och adress. Tänk på att rätt namn på köparen är viktigt för bl.a. avdragsrätten för moms.
- Varornas eller tjänsternas omfattning och art.
- Det datum varorna såldes eller tjänsterna utfördes eller slutfördes.
- Vid betalning i förskott eller a conto: betalningsdatum — om det kan fastställas och är något annat än fakturadatumet.
- Beskattningsunderlaget för varje skattesats eller undantag, enhetspriset exklusive moms samt en eventuell prisnedsättning eller rabatt som inte ingår i enhetspriset.
- Den aktuella skattesatsen.
- Vilken moms som ska betalas om det inte är en momsfri försäljning.
- När köpare ställer ut fakturan för säljarens räkning ska uppgiften ”självfakturering” anges.
Uppgifter vid momsfri försäljning och omvänd skattskyldighet
Om du inte ska ta ut moms på omsättningen ska du i vissa fall skriva en hänvisning i fakturan.
- I de fall omsättningen är undantagen från skatteplikt och du är skyldig att utfärda en faktura enligt mervärdesskattelagen ska du skriva en hänvisning till den relevanta bestämmelsen i mervärdesskattelagen eller mervärdesskattedirektivet eller annan uppgift t.ex. ”undantag från skatteplikt”.
- I det fall köparen är skyldig att betala mervärdesskatten ska du ange uppgiften ”omvänd betalningsskyldighet”.
Vinstmarginalbeskattning
Om du ska använda vinstmarginalbeskattning ska du i fakturan skriva något av följande:
- ”Vinstmarginalbeskattning för begagnade varor”
- ”Vinstmarginalbeskattning för konstverk”
- ”Vinstmarginalbeskattning för samlarföremål och antikviteter”
- ”Vinstmarginalbeskattning för resebyråer”.
Nya transportmedel inom EU:s mervärdesskatteområde
Om du ska leverera ett nytt transportmedel (en bil, en båt eller ett flygplan) inom EU:s mervärdesskatteområde, ska du i fakturan ange de uppgifter som behövs för att det ska gå att avgöra om varan är ny. Du kan ange något av följande:
- när bilen eller motorcykeln första gången togs i bruk och hur många kilometer eller mil den körts
- när fartyget första gången togs i bruk och hur många timmar det har färdats
- när flygplanet första gången togs i bruk och hur många timmar det har flugits.
Någon annan kan utfärda din faktura
Det går bra att låta köparen eller någon annan utfärda en faktura på något du sålt. Oavsett vem som utfärdar fakturan är det dock alltid du som säljare som ansvarar för att fakturan är korrekt.
Den som fakturerar för din räkning ska ha en separat nummerserie för dina fakturor (respektive andras).
Om flera säljare fakturerar via samma faktura, måste alla uppgifter som krävs för en faktura finnas med för varje säljare, tydligt åtskilda från varandra.
I övrigt finns inga särskilda formkrav — även ett muntligt avtal kan fungera. Normalt är det dock klokt att dokumentera vad som är överenskommet.
Om köparen ska utfärda fakturan krävs följande:
- Du och köparen har i förväg avtalat om så kallad självfakturering.
- Uppgiften ”självfakturering” ska anges i fakturan..
- Köparen och du har rutiner för hur ni godkänner fakturor.
Förenklad faktura
I vissa fall räcker det att du utfärdar en förenklad faktura.
En förenklad faktura får du göra om
- försäljningsbeloppet är högst 2000 kr inklusive moms eller
- handelsbruket i branschen, administrativ praxis eller de tekniska förutsättningarna för fakturering gör det svårt att utfärda en fullständig faktura (t.ex. vid försäljning i en automat av tåg- eller bussbiljetter eller bensin).
Du får också utfärda en kreditnota i form av en förenklad faktura.
Du får inte använda förenklad faktura vid gränsöverskridande varu- och tjänstehandel med andra EU-länder. Utländska företag får inte använda förenklad faktura när du som köpare är skyldig att betala momsen.
En förenklad faktura ska innehålla
- det datum fakturan utfärdades (fakturadatumet)
- din identifiering
- vilken typ av varor du levererat eller tjänster du utfört
- vilken moms kunden ska betala eller uppgifter som gör det möjligt att beräkna momsen.
Om det är en kreditnota ska den även innehålla en särskild och otvetydig hänvisning till ursprungsfakturan samt de uppgifter i ursprungsfakturan som ändrats.
Samlingsfaktura
En samlingsfaktura kan du använda om du
- levererat varor vid olika tillfällen till samma kund och/eller
- sålt flera tjänster till samma kund.
Samma krav ställs på en samlingsfaktura som på andra fakturor, förutom att du inte behöver ange separata löpnummer för de olika leveranserna.
Fakturera elektroniskt
Med elektronisk faktura avses en faktura som utfärdas och tas emot i ett elektroniskt format.
Du får fakturera elektroniskt om köparen godkänner det. En elektronisk faktura ska innehålla samma uppgifter som andra fakturor. Om du skickar flera fakturor på en gång till samma kund, så behöver du bara ange gemensamma uppgifter en gång.
Du kan också komplettera en ofullständig pappersfaktura med elektroniska uppgifter. Sambandet mellan pappersfakturan och de elektroniska uppgifterna måste då framgå tydligt.
Lagra fakturor
Du kan lagra fakturor antingen på papper eller elektroniskt. Uppgifterna i fakturorna måste vara läsbara och oförändrade under hela lagringstiden.
Du måste lagra kopior av alla fakturor som
- du utfärdar
- du tar emot
- din kund utfärdar genom självfakturering
- en tredje part utfärdar för din räkning.
Skyldigheten att lagra fakturor gäller också dig som tar emot fakturor utan att själv vara skyldig att utfärda några.
Du kan lagra fakturor antingen på papper eller elektroniskt. Uppgifterna i fakturorna måste vara läsbara och oförändrade under hela lagringstiden. Under vissa förutsättningar kan du lagra elektroniska fakturor i ett annat EU-land.
Under hela lagringstiden ska du säkerställa ursprungets äkthet och att uppgifterna i fakturan är läsbara och oförändrade från tidpunkten för utfärdandet av fakturan. Med ursprungets äkthet menas säkerställande av leverantörens, tillhandahållarens eller fakturautfärdarens identitet.
Skyldigheten att lagra och bevara fakturor gäller oavsett om fakturorna omfattas av svenska faktureringsregler eller av faktureringsregler i ett annat EU-land.
Källa: Skatteverket