Så värderas förmåner
Förmåner värderas i regel enligt sitt marknadsvärde, alltså till det pris som den anställda skulle fått betala på orten om denne köpt varan eller tjänsten för egna pengar.
Det finns vissa förmåner som värderas schablonmässigt, till exempel bilförmån och kostförmån, och andra som är skattefria, till exempel friskvårdsförmån.
Bilar och bilförmån
När en anställd för privat bruk använder bil som får disponeras på grund av anställning eller uppdrag, så uppkommer en skatte- och avgiftspliktig förmån. Om arbetsgivaren dessutom tillhandahåller drivmedlet för den privata körningen ska även det beskattas och ingå i underlaget för arbetsgivaravgifter. Du kan enkelt räkna ut bilens förmånsvärde med e-tjänsten bilförmånsberäkning.
Värderingen av bilförmån bygger på schabloner. Hur beräkningen görs framgår av Skatteverkets meddelande om värdering av bilförmån. Förmånsvärdet ska motsvara den inbesparing en genomsnittlig förmånstagare gör genom bilförmånen jämfört med att äga bilen själv.
Bilförmån i ringa omfattning
När en anställd eller uppdragstagare för privat bruk, i ringa omfattning, använder bil som hon eller han får disponera på grund av anställning eller uppdrag så uppkommer ingen skatte- och avgiftspliktig bilförmån. Med ringa omfattning avses att bilen används vid högst tio tillfällen per år med en sammanlagd körsträcka på högst 100 mil. För skattefrihet krävs att båda dessa förutsättningar är uppfyllda. I annat fall uppkommer det en skatte- och avgiftspliktig bilförmån.
Observera att resor till och från arbetet normalt räknas som privata resor.
Om du som ägare eller anställd i ett företag har dispositionsrätt till en bil måste du, för att undvika bilförmån, kunna visa att bilen endast använts privat i ringa omfattning. Detta görs vanligen med en detaljerad och noggrant förd körjournal men samtliga omständigheter vägs in i bedömningen, som till exempel det privata bilinnehavet.
Jourbilar
I samband med jourtjänstgöring kan en anställd ta hem arbetsgivarens bil till bostaden upp till fyra dagar per månad utan att det uppkommer en förmån.
Den som har veckojour (t.ex. måndag-fredag) var sjunde vecka, eller med längre mellanrum, beskattas normalt inte för förmån trots att bilen enstaka månader tas hem mer än fyra dagar. Detta under förutsättning att den anställde – enligt avtal med arbetsgivaren – är starkt begränsad i sin möjlighet att använda bilen för annan körning än mellan bostad och arbetsplats samt vid utryckning.
Den anställde bör föra körjournal.
Personalvårdsförmån, motion och friskvård
Personalvårdsförmåner är förmåner av mindre värde, som syftar till att skapa trivsel i arbetet. Arbetsgivaren kan erbjuda sin personal personalvårdsförmån i form av motion och annan friskvård av enklare slag.
Motion och annan friskvård
Nuvarande regler om skattefri motion och annan friskvård har anpassats till att formerna för motion har utvecklats och att sättet för att utöva motionen har förändrats.
Arbetsgivaren kan skatte- och avgiftsfritt ge sina anställda möjlighet till enklare slag av motion och friskvård på arbetsplatsen. Om den anställda har kostnad för till exempel gym, ridlektioner eller annan motion kan arbetsgivaren mot kvitto betala ett skattefritt friskvårdsbidrag om maximalt 5000 kronor per år. Detta är ett totalbelopp som gäller den anställdas utgifter för både motion och annan friskvård.
Även vissa mobilappar, till exempel med enklare registreringsprogram för motion, är skatte- och avgiftsfria trots att de också kan användas på fritiden. Arbetsgivaren kan däremot inte skattefritt tillhandahålla utrustning eller webbtjänster för motion eller annan friskvård i den anställdas bostad. Endast i undantagsfall kan det godtas att sådana förmåner tillhandahålls i den anställdas bostad.
Arbetsgivaren kan i stället för friskvårdbidrag bekosta och stå för kostnaden för till exempel ett gymkort. Bedömningen av om det är fråga om skattefri personalvårdsförmån ska i dessa fall göras baserat på om aktiviteten är av enklare slag och mindre värde. Vad som är av mindre värde finns inte fastställt som belopp men som exempel ryms ett vanligt årskort på gym inom definitionen.
I vissa fall kan en förmån bestå endast av en enstaka behandling eller aktivitet. För att åtgärden eller aktiviteten ska anses vara av enklare slag och mindre värde bör kostnaden normalt inte överstiga 1 000 kronor per tillfälle. Den totala kostnaden per år för enstaka behandlingar eller aktiviteter bör inte överstiga ett belopp som betraktas som mindre värde. Vad som är av mindre värde finns inte fastställt som belopp men som exempel ryms ett vanligt årskort på gym inom definitionen.
Om arbetsgivaren ersätter den anställda för kostnad för motion och friskvård som inte är av enklare slag eller mindre värde är ersättningen skatte- och avgiftspliktig. Detta gäller oavsett om arbetsgivaren har ersatt den anställda för hela eller del av kostnaden.
Förmånen måste rikta sig till alla anställda
Även om arbetsgivaren har ett begränsat belopp för varje anställds friskvårdsaktiviteter så är det ändå viktigt att varje åtgärd för sig håller sig inom ramen för ”enklare slag” och ”mindre värde”. En anställd kan alltså inte själv välja helt fritt vilka åtgärder eller aktiviteter han/hon vill använda sin friskvårdspeng till. En ytterligare förutsättning för skatte- och avgiftsfrihet är att erbjudandet om förmånen riktar sig till alla anställda.
Arbetsgivaren kan ersätta en anställds utlägg för
- årskort
- klippkort eller enkelbiljetter
- elektroniska varianter av årskort, klippkort eller enkelbiljetter.
Skatte- och avgiftsfriheten gäller inte tränings- eller motionsredskap som arbetsgivaren köper till de anställda. Det samma gäller för till exempel nikotinprodukter eller preparat för viktminskning.
När det gäller alternativa behandlingsmetoder gör Skatteverket ingen vetenskaplig bedömning om nyttan av metoden. Det är i första hand arbetsgivaren som har att bedöma om en metod eller aktivitet är friskvård för den anställda. Arbetsgivaren avgör också vilka metoder och aktiviteter som hen vill bekosta för de anställda.
Personalvårdsförmåner
Personalvårdsförmåner är förmåner av mindre värde, som syftar till att skapa trivsel i arbetet genom enklare åtgärder eller som ges på grund av sedvänja inom den verksamhet som det är fråga om. För att förmånen ska räknas som en personalvårdsförmån måste förmånen rikta sig till hela personalen.
Förmånen ska inte kunna bytas mot kontant ersättning, varför bruttolöneavdrag inte kan tillämpas för dessa förmåner.
Personalvårdsförmåner är skattefria för den anställda. Arbetsgivaren ska inte göra skatteavdrag eller betala arbetsgivaravgifter på förmånen. Exempel på personalvårdsförmåner är kaffe, förfriskningar, frukt och annan enklare förtäring som inte kan ses som måltid i samband med arbetet, trivselutflykt samt friskvårdsbidrag från arbetsgivaren för enklare motion och annan friskvård.
Många arbetsplatser har en konstförening som lottar ut konstverk bland medlemmarna. Arbetsgivaren kan lämna bidrag till föreningen för att täcka administrativa kostnader, till exempel för utställningar eller inköpsresor. Om bidraget däremot används för inköp av konstverk som sedan lottas ut eller på annat sätt tillfaller anställda uppkommer en skatte- och avgiftspliktig förmån.
Löneväxling
Löneväxling innebär att en anställd byter en del av sin kontanta bruttolön mot en förmån. Löneväxling kan göras vid ett enstaka tillfälle eller fortlöpande.
Före alla former av löneväxling är det viktigt att du som arbetsgivare avtalar med den anställda om vad medlen ska användas till. Om den anställda redan har fått tillgång till ett lönebelopp ska det beskattas som lön, och då är det för sent att omförhandla löneposten. Löneväxling kan alltså bara göras på framtida ersättningar.
Brutto- eller nettolöneavdrag?
Vid en löneväxling mot en förmån är det vanligt att den anställda får betala hela eller del av kostnaden via löneavdrag. Här är det viktigt att skilja på brutto- och nettolöneavdrag.
Bruttolöneavdrag
Ett bruttolöneavdrag innebär att den anställda accepterar en lägre bruttolön i utbyte mot en förmån. Sänkningen innebär att skatten och arbetsgivaravgifterna blir lägre men kan även få återverkningar på den anställdas sjuklön, a-kasseersättning, pension, förskoleavgift med mera.
Ett bruttolöneavdrag minskar inte ett skattepliktigt förmånsvärde.
Nettolöneavdrag
Ett nettolöneavdrag innebär att den anställda behåller sin bruttolön men betalar av sina skattade pengar till dig som arbetsgivare. I många fall sker betalningen via ett avdrag från nettolönen.
Det förekommer att anställda som har en förmånsbil betalar ett fast belopp varje månad till arbetsgivaren. Förmånsvärdet för bilen minskar med dessa betalningar och i motsvarande mån minskar skatten och arbetsgivaravgifterna.
Personalvårdsförmåner
Man får inte använda bruttolöneavdrag för personalvårdsförmåner som fritt kaffe och friskvård. Dessa förmåner får inte vara utbytbara mot kontant lön om de ska vara skattefria.
Låt säga att du som arbetsgivare skulle använda bruttolöneavdrag för t.ex. en motionsförmån. En av de anställda vill upphöra med förmånen och kommer då att få tillbaka sin högre bruttolön. Förmånen är då i praktiken utbytbar mot en högre lön och uppfyller därmed inte kriterierna för skattefrihet.
Det går däremot bra att göra nettolöneavdrag för personalvårdsförmåner. Om ett motionskort kostar till exempel 4 000 kronor och du som arbetsgivare inte vill betala hela kostnaden kan ni avtala att den anställda själv betalar en viss del via nettolöneavdrag. I och med det får den anställda inte högre lön om han eller hon sedan vill avstå från motionen.
Källa: Skatteverket 2018