Innan inkassoföretaget kopplas in
Om inte företagets faktura betalts på utsatt förfallodag, skicka en betalnings- påminnelse. Håll en god ton i brevet, det kanske bara är ett misstag som begåtts av kunden. Hjälper inte detta kan det vara läge att skicka ett mer skarpt formulerat kravbrev där man talar om att kravet kommer att lämnas över till inkasso om skulden inte omgående betalas.
Ring gärna upp kunden och diskutera den förfallna fordran. Kanske har kunden bara råkat i en tillfällig likviditetskris och allt kan lösas smidigt med en överens- kommelse att kunden ska betala någon vecka senare. I de allra flesta fall är betalningsproblemet över här.
Tyvärr finns det dock tillfällen där företaget måste gå längre för att få betalt. När du lämnar över ärendet till ett inkassoföretag börja inkassolagens regler att gälla. Fakturor och betalningspåminnelser omfattas alltså inte av inkassolagen.
Generellt kan man också säga att små företag utnyttjar mindre inkassobyråer medan stora företag använder sig av de stora. Detta av den enkla anledningen att i ett stort företag blir man en ”mycket liten” kund med allt vad det brukar innebära.
Vad företaget bör ha klarat av tidigare
Även ett litet företag bör ha utarbetat rutiner för hur det ska agera då fakturor inte betalas. Precis som med allt annat kostar inkassotjänsten pengar. Om företaget har försäljning mot många kunder kan det vara idé att ingå ett samarbete med ett inkassoföretag.
Begär offerter från flera företag och jämför gärna dessa utifrån följande kriterier
- Inkassoföretagets erfarenheter och referenser.
- På vilket sätt arbetar inkassoföretaget, deras metoder och rutiner. Arbetar de mycket med telefon eller gör personliga besök (prisfråga).
- Hur kommunikation och handläggning mellan företaget och inkasso- företaget ska hanteras.
- Vad tjänsten kostar. Årsavgift, fasta avgifter eller provisionsbaserat etc.
- Vad ingår i tjänsten. Ingår tex efterbevakning, långtidsbevakning.
Inkassoföretagen är speciallister och precis som andra företag är de ofta specialiserade mot olika kundsegment. De tillämpar olika prissättningssystem vilket gör att man måste se på vilken typ av kravbehov som företaget normalt råkar ut för. Årsavgiften ligger många gånger kring 2000 kr. På det indrivna beloppet tas oftast en procentuell avgift på 8 – 12 %.
Att agera snabbt lönar sig
Inkassoföretagen vet att det är betydligt lättare att driva in en fordran om den inte är mer än tre till fyra veckor gammal. Det gäller därför för företaget att snabbt vidarebefordra uppgifterna om kunden till inkassoföretaget. De brukar sedan agera mycket snabbt. Ibland kan det vara på det viset att inkasso- företaget tar mer betalt för tjänsten om kundfordran är mer än fyra veckor gammal.
För att snabbt kunna agera behöver inkassoföretaget följande uppgifter:
- Kunden, kundföretagets (gäldenären) namn, adress och organisationsnummer.
- Kopia på fakturan det gäller samt lite information om vad skulden gäller, förfallodatum, belopp, dröjsmålsränta. Om några samarbetsavtal finns med kunden är inkassoföretaget även intresserat av detta.
- Vad som hänt innan inkassoföretaget kopplades in tex telefonsamtal, svar från kunden. Eventuellt tidigare agerande av kunden.
Vad inkassoföretaget gör
I princip omedelbart efter det att inkassoföretaget fått nödvändiga uppgifter startar inkassoprocessen. Inkassoföretagen har stor erfarenhet och vet hur de ska agera beroende på kravets art och vem kunden är.
Ett inkassobrev skickas till gäldenären (kunden) där han vänligt men bestämt anmodas att betala omgående. En uppdragsbekräftelse går samtidigt till företaget med de uppgifter man fått för att säkerställa att inget blivit fel.
Inkassokravet ska alltid framställas skriftligt och med så detaljerade uppgifter som möjligt om skulden. När det gäller skuldbelopp, ränta och inkassokostnad ska de anges var för sig. Om fordran på kunden består av flera delposter ska de vara specificerade på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollräkna summan.
Enligt inkassolagen måste inkassokravet innehålla
- borgenärens namn (den som ställer kravet, dvs det säljande företaget)
- vad fordran grundar sig på
- kostnader för inkassokravet
- skuldbeloppet
- ränta (skuldbelopp, räntesats och tid för ränteberäkningen ska anges samt räntans sammanlagda belopp)
- den tidsfrist som finns för betalning eller invändning mot kravet
Betalar inte kunden (gäldenären) inom den tidsfrist som givits ringer inkasso- företaget upp och använder olika argument för att få kunden att betala. Normalt rör det sig om att berätta vad som händer om skulden inte betalas och vilka påföljder detta får för kunden.
För många gäldenärer är det svårt att betala hela skulden på en gång. Inkassoföretaget försöker då upprätta en amorteringsplan med gälde- nären. Blir det aktuellt med en amorteringsplan skickas en amorterings- uppgörelse till gäldenären för påskrift. Inkassoföretaget bevakar sedan att amorteringsplanen följs.
För det mesta avslutas de flesta ärenden här men ibland måste det säljande företaget (borgenären) eller inkassoföretaget vända sig till kronofogdemyndigheten.
Vad kronofogdemyndigheten gör
Borgenären eller inkassoföretaget vänder sig till kronofogdemyndigheten för att få fastslaget att gäldenären är skyldig att betala och med vilket belopp. Detta sker vanligen genom att borgenären ansöker om betalningsföreläggande.
Kronofogden ska sedan verkställa sitt beslut genom att göra utmätning hos gäldenären.
Om borgenären och gäldenären tvistar om skulden kan borgenären vända sig till domstol för att få tvisten prövad i en rättegång. Vinner borgenären i domstolen så verkställs domen av kronofogdemyndigheten genom utmätning.
För varje instans som anlitas ökar skulden för gäldenären (räntor, avgifter, domstolskostnader mm). En utdragen och fullständig inkassoprocess kan bli dyrbar för gäldenären.
Läs mer om:
Kostnadseffektiv hantering av sena betalningar
11 myter om processen att få betalt
Vad gäller om kunden bestrider fordran?
Regler för fakturans innehåll – checklista
Kassaflöde
Dröjsmålsränta
Fakturaservice
Nyckeltal