För att kunna beräkna arbetsgivaravgifter och skatteavdrag behöver du sammanställa ett underlag med information om vilka ersättningar för arbete du ska betala ut och om dessa är skattepliktiga eller inte.
Ersättningar för arbete kan vara:
- lön
- förmåner
- kostnadsersättningar, till exempel traktamente och bilersättning.
Löneutbetalning
När du ska betala ut lön behöver du veta vilka ersättningar som du ska göra skatteavdrag på och hur du räknar ut vilken arbetsgivaravgift du ska betala. För att det ska bli rätt är det viktigt att du går igenom ett antal steg vid varje löneutbetalning.
Gör så här när du ska betala ut lön
- Räkna ut din anställdes bruttolön och eventuella skattepliktiga förmåners värde.
- Beräkna vilket skatteavdrag du ska göra på summan av bruttolönen och skattepliktiga förmåner.
- Beräkna arbetsgivaravgifter på summan av bruttolön samt skattepliktiga förmåner.
- Gör skatteavdraget på bruttolönen.
- Lägg till skattefria kostnadsersättningar till nettolönen och betala ut lönen till din anställda. Lämna en uppgift om skatteavdragets storlek, till exempel en lönespecifikation vid utbetalningen.
- Deklarera skatteavdrag och arbetsgivaravgifter i arbetsgivardeklarationen och betala in skatt och arbetsgivaravgifter till Skatteverket.
Använder du dig av ett löneprogram så kan det vara flera steg i listan ovan som sker automatiskt. Läs mer om de olika begreppen längre ner på sidan.
Bruttolön
Bruttolön står för ersättning för arbete före skatteavdrag. I bruttolönen ingår alla kontanta löneersättningar som du ska betala ut till dina anställda, till exempel månadslön, timlön, sjuklön, semesterlön, övertidsersättning och skattepliktiga kostnadsersättningar. I bruttolönen ska du även räkna med den del av bilersättning och traktamente som överstiger den skattefria delen – det så kallade schablonbeloppet.
Bruttolönen är det underlag du ska utgå ifrån för att beräkna arbetsgivaravgifter och göra skatteavdrag för din anställda.
Vill du se hur mycket en anställd kostar kan du använda en beräkningsmodell på verksamt.se
Förmåner
Förmåner är en skattepliktig ersättning som inte är kontanter och du ska som arbetsgivare göra skatteavdrag och beräkna arbetsgivaravgifter på dess värde. Vissa förmåner är dock undantagna från beskattning.
Skatteavdrag
Den som betalar ut kontant ersättning för arbete ska göra skatteavdrag.
Beroende på om du ska betala ut ersättning för tillfälligt arbete eller som huvudsaklig inkomst gäller olika regler. För ersättning som avser huvudsaklig inkomst behöver du mottagarens A-skattsedel, den visar vilken skattetabell du ska använda dig av för att ta reda på skatteavdragets storlek. För ersättning vid tillfälligt arbete ska du göra ett skatteavdrag på 30 procent.
Arbetsgivaravgifter
Den som betalar ut ersättning för arbete ska betala arbetsgivaravgifter.
Skattefria kostnadsersättningar
En skattefri kostnadsersättning är en särskild ersättning vid sidan av lönen för vissa kostnader som den anställde har haft i arbetet. Den ska du inte räkna med i underlaget för skatteavdrag och arbetsgivaravgifter.
Nettolön
Nettolön är den kontanta ersättning du betalar ut till din anställde efter att du gjort skatteavdraget från bruttolönen. Lägg till skattefria kostnadsersättningar såsom traktamente och bilersättning till nettolönen vid utbetalningen till din anställda. Lämna en lönespecifikation vid utbetalningen.
🔗 Se snittlöner för olika yrken
Göra en lönespecifikation
Du som är arbetsgivare ska vid varje löneutbetalning lämna uppgift om vilket skatteavdrag du gjort.
Vanligast är att lämna en lönespecifikation som då också innehåller uppgifter om bruttolön, förmåner och andra ersättningar, arbetsgivaravgifter samt nettolön.
Lönespecifikationen fungerar som ett bevis på att du har betalat ut ersättning för arbete och dragit av skatt. Det är viktigt, då din anställde ska kunna stämma av sina lönespecifikationer mot sin kontrolluppgift inför inkomstdeklarationen.
En lönespecifikation bör innehålla följande uppgifter
- Namn, adress och organisationsnummer till arbetsgivaren
- Namn, adress och personnummer på den anställde
- Den anställdes bruttolön före skatteavdrag
- Den avdragna skatten
- Utbetald nettolön, utbetalningsdatum
- Förmåner, traktamente, kostnadsersättningar, övertid, frånvaro, semesteruppgifter och arbetsgivaravgifter
Det här ska du redovisa till Skatteverket
Vid en löneutbetalning ska du lämna uppgifter om hur stort skatteavdrag du gjort åt dina anställda och vilken arbetsgivaravgift du ska betala in i din arbetsgivardeklaration. I deklarationen redovisar du summan av skatteavdraget och arbetsgivaravgifterna för samtliga anställda.
Källa: Skatteverket 2018