Informationen ur bokförings- och redovisningssystemen är också viktig kunskap för effektiv styrning av företaget. En rutin som alltid ska finnas är avstämning av olika konton, för att se att in- och utbetalningar gjorts i rätt tid och att bokföringen skötts på rätt sätt.
Rutiner
Ordna
Arbetsprocessen börjar med de verifikationer företaget får eller själv skapar. Det gäller att samla dessa på ett bra sätt innan själva bokföringsarbetet utförs. De flesta företag använder sig av bokförings- och redovisningsprogram för PC. Att starta upp ett sådant program och börja bokföra så fort en verifikation dyker upp är definitivt ingen bra rutin.
Att samla verifikationer i en ”låda” för att lämna över till en bokföringsbyrå en gång i månaden är inte heller det någon bra rutin. Nej det viktigaste är att hålla ordning på sina verifikationer och placera dem i tidsordning. Enklast är att samla dem i en pärm där det finns en flik för varje dag i månaden alternativt en mapp med 31 fack. Är verifikationerna få, räcker det med att sätta dem i datumordning.
Innan du sätter in en verifikation så skriv ankomstdatum, dagens datum, på verifikationen. Många företag använder en datumstämpel med följande lydelse
Ankom: 2013 – 10 – 31
Om du använder stämpel eller skriver för hand spelar ingen roll. Det viktigaste är att alla verifikationer har datum och att de placeras i ordning i en pärm eller mapp.
Verifikationer av typ mindre kvitton etc. bör häftas på ett större papper (A4:a) innan de sätts in. Klistra eller tejpa inte fast dem – klistret har en förmåga att ganska snabbt torka vilket gör att kvitton etc. har lätt för att ”trilla ur” och försvinna vid arkivering.
Registrera
Verifikationer ska bokföras löpande. Använder företaget en bokföringsbyrå brukar man samla verifikationerna för en månad och därefter lämna över dem för kontering och registrering. Tillbaks fås olika rapporter, bl.a. en momsrapport vilken ligger till grund för kommande momsinbetalning. Det går därför inte att låta verifikationerna samlas ”på hög”.
|
Om företaget (du själv) sköter kontering och registrering är det lämpligt att göra det en gång i veckan. Ta fram pärmen eller mappen med verifikationerna. För att göra det lättare, använd en stämpel med konteringsruta. Det finns olika utföranden med de är i grunden lika. Fyll i datumet då bokföringen sker, verifikationsnummer, kontonummer och summorna som ska stå i debet respektive kredit. Tänk på att verifikationerna ska bokföras i en obruten nummerserie under verksamhetsåret. Somliga vill göra detta konteringsarbete först, därefter startas redovisningsprogrammet i datorn och registreringen görs. Andra tycker det är bättre att samtidigt sköta registreringen eftersom man då kan få hjälp med att hitta rätt kontonummer via bokföringsprogrammets register eller kunna titta på tidigare bokförda verifikationer. En stor fördel med att använda ett datorbaserat bokförings- och redovisningsprogram är tidsbesparingen. Då en verifikation är registrerad finns den i ett dataregister. Verifikationen hamnar i både grundbok och huvudbok på en gång. Ur programmet går det att enkelt få fram momsrapporter, balans- och resultatrapporter, listningar av olika slag med mera. Med några enkla knapptryckningar går det att få fram saldobalanser på olika konton vilket gör det lätt att göra avstämningar (se nedan). |
 |
Då registreringen är genomförd sätts verifikationen in i löpnummerordning i företagets bokföringspärm.
Företag som arbetar med kontanta medel, exempelvis butiker av olika slag, tjänsteföretag som frisörer med flera, restauranger och pubar, måste enligt bokföringslagen bokföra en förändring i kassan senast påföljande vardag. Det räcker dock med att företaget har en kassajournal där förändringarna noteras. Kassan bokförs sedan när övriga verifikationer registreras.
Faktureringsmetoden eller kontantmetoden
För mindre företag finns två möjliga sätt att bokföra på.
Faktureringsmetoden dominerar och innebär att fakturor bokförs när de faktureras eller ankommer. Fakturan bokförs då som en kundfordran eller en leverantörsskuld. Momsen bokförs vid dessa tillfällen även om själva in- eller utbetalningen ännu inte skett. Faktureringsmetoden rekommenderas av Bokföringsnämnden, BFN.
Kontantmetoden kan användas av företag med en låg omsättning. För att få använda kontantmetoden får inte företaget ha en nettoomsättning som överstiger tre miljoner kronor. Metoden innebär att företagets fakturor bokförs när utbetalningarna respektive inbetalningarna sker. Det betyder att företaget inte löpande bokför utgifter och inkomster utan endast in- och utbetalningar.
Avstämning
Avstämning innebär att företaget kontrollerar sin bokföring. De affärshändelser som skett under perioden kontrolleras så att de blivit korrekt redovisade i bokföringen.
Avstämningen görs för vissa tillgångs- och skuldkonton. Saldot på dessa konton kontrolleras mot andra underlag, t.ex. bankens kontoutdrag, räkning av kassan, obetalda kundfakturor.
Genom att jämföra de bokförda uppgifterna mot verkliga värden – vad som faktiskt finns på checkräkningskontot, på plusgirot, i lagret etc., hittas fel som gjorts i konteringsarbetet. Ett vanligt fel brukar vara att det som skulle stå i debet respektive kredit har kastats om. Andra typiska fel är att man glömt bokföra olika avgifter som banker tar ut för vissa tjänster, utöver de som brukar ingå i ett serviceavtal.
Följande konton i huvudboken bör kontrolleras ofta:
Kassa, checkräkningskonto och bank
Kassan genom fysisk räkning av mynt och sedlar. Övriga mot kontoutdrag (saldobesked).
Kundfordringar och leverantörsskulder
Jämför med försäljnings- och inköpsjournaler.
Utgående och ingående moms, momsredovisningskontot
Kontrollera att momsen stämmer med försäljnings och inköpssummor.
Arbetsgivaravgifter, personalens källskatt, löner
Jämför med skatteavdragen den senaste perioden (månaden). Löner och andra ersättningar stäms av mot huvudbok och lönebesked.
Skattekontot, F-skatt
Kontrollera mot kontoutdraget från skattekontot.
Banklån
Stäm av mot lånebesked med ränteuppgifter och amorteringar från banken.
Följande är exempel på en mall för att stämma av kontot
1930 Checkräkningskontot
| Avstämningsdatum 2013-10-31 | ||
| Saldo enligt bokföringen | 43 659,00 | |
| Ej noterade inbetalningar i bokföringen | + | 12 455,00 |
| Ej noterade utbetalningar i bokföringen | – | 6 519,00 |
| Ej redovisade inbetalningar av banken som noterats i bokföringen |
– | 0,00 |
| Ej redovisade utbetalningar av banken som noterats i bokföringen |
+ | 0,00 |
| Saldo enligt kontoutdrag | = | 49 595,00 |
Rätta fel
De fel som dyker upp, för det gör det, rättas genom att en bokföringsorder görs. Bokföringsordern korrigerar den tidigare gjorda konteringen. På bokföringsordern hänvisas till den verifikation som blivit rättad. Precis som andra verifikationer får bokföringsordern ett verifikationsnummer (den är ju en egen ”tillverkad” verifikation), datum för rättelsen ska finnas och vem som gjort rättelsen.
Rapporter
Efter varje period (månad) då bokföringen är utförd, en avstämning av vissa konton är gjord och eventuella fel rättade är det dags att plocka ut olika rapporter ur redovisningssystemet. Vanligaste rapporterna är följande
- Momsrapport
Visar vad företaget ska betala in i moms. - Verifikationslista
Går lätt att kontrollera verifikationerna från listan. Placera den gärna först efter varje period som slutförts i bokföringspärmen – det blir då lätt att se var en viss verifikation finns. - Resultatrapport
Är en sammanställning av företagets intäkter och kostnader under perioden. - Balansrapport
Visar företagets tillgångar och skulder vid en specifik tidpunkt – i detta fall efter periodens slut.
Det allra viktigaste med resultat- och balansrapporten är det arbete som läggs ned på att tolka siffrorna. Varför resultatet ser ut på just det sättet som rapporten visar. Helt enkelt det som lett fram till att siffrorna blev som de blev, vad företaget gjort som varit bra respektive mindre bra.
Balansrapporten visar företagets likviditet, hur stora kundfordringar företaget har, storleken på leverantörsskulderna och om företaget har en momsskuld eller en momsfordran.
Läs mer om:
Bokföringens grunder
Begrepp
Reskontra
Rapporter
Bokföringslagen
BAS-kontoplanen