Är man på jakt efter en ny kontorslokal eller helt enkelt vill uppdatera existerande kontorslokaler för att öka produktiviteten och effektiviteten på arbetsplatsen finns det flera faktorer att se till. Både när det gäller utformning, storlek, personalutrymmen, lösningar för pappershantering och betydelse av andra utrymmen som konferensrum och mötesrum.
Kontorsyta
Det finns inga specifikationer i lagen om hur stort ett kontor bör vara, dock finns det vissa mått som angetts som riktmärken av Arbetsmiljöverket. Till exempel bör det finnas 0,8-1 meter fritt område framför ett skrivbord för att man ska kunna inta varierande och bekväma arbetsställningar. Det bör även finnas fria områden på cirka 0,8 meter mellan möbler så att man obehindrat kan röra sig runt om i kontoret. Utöver dessa rekommenderade mått finns det inga specifika krav på kvadratmeter som bör uppfyllas. Ett rekommenderat minimimått är dock 8-10 kvadratmeter per arbetsplats och anställd (inkluderar personalutrymmen, toaletter, tysta rum, korridorer och entréer).
Beroende på vilket slags kontorslandskap man är i behov av kan man även räkna med olika estimerade kvadratmetermått. Med ett traditionellt kontorslandskap som bygger på celler och skilda rum kan man räkna med ca. 20-30 kvadratmeter per person. Med ett öppet kontorslandskap kan man gå ner till ca 15-20 kvadratmeter per person. Det mest yteffektiva kontorslandskapet får man genom aktivitetsbaserade lösningar med sådana lösningar kan man räkna så lite som 10-13 kvadratmeter per person.
Planlösning
Det finns flera olika sätt att planera ett kontor, planlösningen bör dock utgå från verksamheten som bedrivs genom att det är den som ställer krav på vad som bör finnas på kontoret. Den traditionella planlösningen som återfinns mer sällan i dagens kontor är cellplanlösning. En sådan slags planlösning innebär att anställda oftast har egna rum eller egna arbetsytor som är avgränsade med hjälp av skärmar. Ett kontorslandskap med en sådan planlösning börjar i dagens läge ses som daterad och hämmande för verksamheten eftersom den förhindrar bland annat samarbeten, interaktion och kreativitet. Att ha egna kontor är dock högt uppskattat av anställda eftersom de känner att öppna kontorslandskap stör arbetsron.
Öppna kontorslandskap är å andra sidan en mer vanlig syn hos dagens kontor. Öppen planlösning är motsatsen till cellkontor och innebär ofta att alla jobbar på en stor öppen yta. Antingen så finns det saker som låga skärmar eller växter som avgränsar områden eller så finns det inget som skiljer arbetsplatserna åt. Fördelarna med att ha öppna kontorslandskap är att man kan dra ner på kostnaderna och minska den totala kontorsytan. Man har även möjlighet att bättre överblicka arbetstagarna samt som kollegor ska lättare kunna kommunicera med varandra. Många experter har dock uppmärksammat de mycket negativa sidorna med öppna kontorslandskap nämligen ljudnivån och hur den skapar stress och stör koncentrationsförmågan. Ljudnivån och akustiken bör därför beaktas när man utformar ett öppet kontorslandskap. Man kan till exempel använda sig av ljuddämpande skärmar, tysta rum eller gemensamma regler för att motverka stressiga ljudmiljöer.
Aktivitetsbaserade kontorslandskap är den nyaste formen av kontorslandskap som börjar vara mer och mer vanlig. Tanken med aktivitetsbaserade kontor är att man inte har en egen arbetsplats utan att man rör sig mellan olika områden baserat på vilken slags arbetsuppgift och känsla man har i stunden. Det finns ofta olika områden som stimulerar kommunikation, samarbete, koncentration och att slappna av. Till exempel kan det finnas poddar och hubbar var man kan hålla möten, tysta rum eller bibliotek var man kan koncentrera sig, soffgrupper var man kan slappa och träffa kollegor för att konversera. Aktivitetsbaserade planlösningar för med sig många fördelar som kostnadseffektivitet, eliminering av distraktioner samt som det kräver mindre kontorsyta. Dock så bör man komma notera att sådana planlösningar ställer höga krav på ledningen, it-lösningar samt som en sådan förändring medför en krävande implementeringsprocess.
Inomhusklimat
Ett av de viktigaste kriterierna för ett bra företagskontor är kvaliteten på inomhusklimatet. Ventilationssystem bör vara tillräckliga för hålla temperaturen behaglig året runt samt som det bör vara anpassat enligt hur många som vistas i lokalerna. Notera även att arbetstagare inte ska behöva sitta i dragiga miljöer som skapas av ventilationen.
Utöver ventilation bör man även se till så att ljussättningen är tillräcklig i kontoret, detta antingen genom att släppa in tillräcklig mängd dagsljus eller med hjälp av rätt diffus belysning. Med diffus belysning menas sådan belysning som inte skapar starka ljusfläckar som reflekteras i datorskärmar.
Andra faktorer som är viktiga vid planering av nya kontor eller uppdatering av kontor är till exempel läget. Med det rätta läget kan man öka chanserna att hitta attraktiva anställda samt som man kan använda läget för att stärka företagets varumärke. Ett annat sätt att stärka företagets varumärke är att hitta eller skapa ett kontor med stark miljöprofil.
Här kan du läsa mer om specifika områden av kontorsplanering: