Om ert företag är har kontor på flera håll i världen är det även viktigt att ha sådana konferensutrymmen som gör det möjligt för kollegor att samarbeta på distans. Till exempel små ljudisolerade konferensrum för one-on-one möten eller mellanstora konferensrum var 2-4 personer har rum att hålla möten med bra videokonferenslösningar.
Utformning
Konferensrum har olika funktion vid olika tillfälle, därför är det även viktigt att tänka på hur man bör utforma rummen. Den optimala utformningen av ett konferensrum är beroende av tillgängligt utrymme och vilka slags konferenser som vanligtvis hålls. Håller man ofta skolningar och stora konferenser och har stora utrymmen att jobba med så kan man använda biografsittnings- eller skolsittningsutrymmen. Har man mindre utrymmen att jobba med och håller ofta möten eller presentationer med mindre deltagare så kan man utforma utrymmen med u-sittningar eller vanliga bordssittningar.
Konferensutrymmen ska gärna inbjuda till kreativt arbete och givande diskussioner samtidigt som de bör vara ämnade för privata och avskilda samtal. För att konferensutrymmet ska vara ett rum var man trivs och vill jobba så bör man även tänka över ljussättning och inomhusklimat. Temperaturen bör vara behaglig och det får gärna finnas stora mängder dagsljus som piggar upp användarna. Om man inte kan få in dagsljus är det nödvändigt att satsa på bra belysning som kan ställas enligt behov.
Med användningen av skärmar i åtanke är det också viktigt att tänka på hur belysningen är reglerad. Det är bra med dagsljus men tänk också på att detta bör vara ställbart så att man vid behov kan mörka ner rummet för till exempel presentationer.
Utrustning
För att konferensrum ska fungera så smidigt som möjligt så bör man fundera över vilken slags utrustning som bör finnas i utrymmet. Med utrustning menas både elektronik och andra eventuella nödvändigheter som papper, skrivtavlor och chill-out avdelning. När man bestämmer vilken slag utrustning man behöver gäller det igen att se till verksamheten och vilka slags möten som ofta hålls och baserat på dessa sätta upp kriterier som bör fyllas utrustningsmässigt.
De flesta konferensrum används idag till olika grad för virtuella möten, detta kräver utrustning för videokonferenser. Videokonferensutrustning kan bland annat innehålla enheter som skärm/projektor eller smartboard, kamera, mikrofon, dator eller annan maskin med nödvändig mjukvara, uppkoppling och styrsystem. Håller man ofta videokonferenser med fler än fyra mötesdeltagare så kan det vara nödvändigt att investera i ett videokonferenssystem eftersom enskilda datorers kapacitet (både hårdvara och mjukvara) är otillräckliga.
Utöver utrustning för videokonferens så kan konferensrummet behöva skrivtavlor, antingen interaktiva skrivtavlor eller traditionella för att man ska kunna skriva ner gemensamma idéer eller hålla presentationer. Kom ihåg att man under konferenser och möten ibland handlägger konfidentiella ärenden, därav bör även skärmen placeras så att den kan döljas från utomstående och folk som går förbi konferensrummet. Vidare bör man även fundera över behovet av projektorer och ljudsystem.
För att göra användningen av konferensrummet så smidigt som möjligt så bör man även fundera över tillgängligheten på eluttag och internet-uppkoppling, så att man till exempel kan ladda datorn vid bordet utan större besvär. För större konferenser kan man även erbjuda skrivblock, snacks och drycker under konferensen, då bör det finnas utrymme för sådant i konferensrummet.