Vi har tidigare beskrivit att mycket måste vara ”rätt” då företaget gör sina inköp. Nedan ger vi exempel på hur företaget kan räkna ut de ekonomiska konsekvenserna av vissa fattade beslut.
En insatsvara, en komponent, som ingår i företagets tillverkade produkt måste hålla en sådan kvalitet att den inte försämrar produkten. På samma sätt måste en inköpt tjänst som företaget använder sig av, fungera på ett sådant sätt att företaget i sig själv fungerar bra. Är inte den inköpta produkten eller tjänsten av rätt kvalitet kan det slå hårt mot företagets produkt, tjänst eller funktion eftersom de kan försämras, alternativt att kvaliteten är för hög och därmed kostar onödigt mycket.
Inköp vid rätt tidpunkt
En viktig faktor vid inköp är tiden. Varor, insatsprodukter, insatsmaterial etc. ska finnas på plats när de behövs. Tjänster som köps ska utföras vid en viss tidpunkt.
Alla företag måste ha ett buffertlager. Hur stort detta lager ska vara är beroende på vilken risk företaget vill ta. Ett litet lager binder mindre av företagets kapital men risken ökar om något inträffar med t.ex. leverantörens produktion.
Ledtid kallas den tid som går mellan beställning och leverans. Denna ledtid varierar mycket kraftigt beroende på vilken typ av produkt eller tjänst det är som beställs. Självklart måste t.ex. varorna beställas i så god tid att de finns på lagret då de behövs.
Formeln för detta är
Beställningspunkt = Förbrukning under ledtiden + Buffertlager
Exempel
Anders Bergman driver företaget Datorbyggarna i Göteborg AB. Han köper olika typer av komponenter från flera olika grossister och tillverkare, de flesta från utlandet. En viss typ av moderkort använder han i tre olika modeller och i genomsnitt behöver företaget 24 stycken moderkort i veckan. Ledtiden från leverantören är fyra veckor.
Anders vill att buffertlagret ska räcka två veckor.
Beställningspunkten = 4×24 + 2×24 = 144 stycken
Detta registrerar Anders i sitt företags lagerprogram. Då antal moderkort understiger 144 stycken skrivs en rapport ut och beställning görs. Anders har då så många moderkort i lager att de räcker de fyra veckor som ledtiden är samt ytterligare två veckor om någonting skulle gå snett.
Transportkostnader
Insatsvarorna, produkterna, ska så effektivt som möjligt transporteras från en punkt till en annan. Med detta menas både fysiskt effektivt och kostnadseffektivt. I ordet transport räknar vi in hur varorna förpackas, lastas, transporteras, lossas och lagras.
Många gånger transporteras godset, varorna, långa sträckor. Vem som är ansvarig för transporten, vilka leveransvillkor som ska gälla, görs upp genom ett avtal mellan det köpande respektive säljande företaget. Det företag som ansvarar för transporten kontaktar en speditör, ordnar försäkring mm.
Vilket transportsätt som ska användas beror på ett antal faktorer. Avståndet och det geografiska utseendet mellan företagen, insatsvarornas volym och vikt, kapitalkostnaden för de köpta varorna, hur exakt i tid varorna ska finnas tillgängliga (”just in time”) är exempel på några faktorer. Beroende på den avvägning som görs kan båt, tåg, lastbil eller flyg användas.
De större åkerierna kör gods efter turlista mellan sina terminaler. Beroende på den volym företaget vill skicka kan det ske styckevis, på en EUR-pall (europapall 120x80cm), i olika stora containrar eller som volymgods (t.ex. sand, grus). Självklart blir det billigare att placera 10 kolli på en pall än att skicka dem styckevis. Priset kan bestämmas utifrån vikt eller volym. Pall och containers används också vid transport med tåg och båt.
Precis som med bilar går godståg efter turlista likväl som fartyg i linjefart (fasta hamnar, terminaler och tider).
Den lägsta transportkostnaden är inte detsamma som den ekonomiskt mest optimala lösningen för företaget. För att få en låg transportkostnad krävs oftast en stor volym vilket medför ett för stort lager hos företaget som då binder både kapital och har en räntekostnad.
Glöm inte att räkna med försäkringskostnaden. För vissa varor kan försäkringsutgiften vara en betydande kostnad vid hemtagningen utav godset.
Kostnader för lagring
Ett stort lager binder mycket av företagets kapital. Det kräver också lagerutrymme som kostar pengar.
Det finns också en annan sida av detta. Stora inköp kan pressa priserna rejält. Konjunktursvängningar kan medföra att köpa rätt volym vid rätt tidpunkt blir en konkurrensfördel för företaget.
Lagringskostnaden bestäms av två faktorer. Lagrets volymmässiga storlek och hur länge insatsvarorna, råvarorna ligger i lagret.
Företaget kan välja att lagra sina insatsvaror på flera sätt. I eget lager eller hyra in sig (hyra t.ex. pallplatser) hos någon annan. För företag som har stora svängningar i sin säsong brukar en kombination av detta vara vanligt.
Hos många av de större företagen har det blivit vanligt att tillverka mot order (du beställer din nya bil och efter tre månader levereras den i det utförande som du önskat). Att tillverka mot order innebär att lagren kan hållas mycket låga både före produktion och efter att produkten är tillverkad. Ett avancerat informations- och beställarsystem existerar mellan ett tillverkande företag och dess under- leverantörer och ”lagret” befinner sig till stor del på lastbil s.k. ”just in time”.
För att beräkna det kapital som binds i lagret och räntekostnaden för detta används nedanstående formler. Oftast används lagrets genomsnittliga värde i beräkningarna.
Genomsnittslager i kr = sammanlagt inventerat värde/antalet
inventeringar
Den årliga kapitalkostnaden (räntekostnaden) för lagret blir då
Räntekostnaden = räntan i % x genomsnittslager
Exempel
Anders Bergman gör fyra inventeringar per år (varje kvartal) av företaget Datorbyggarna i Göteborg AB:s komponentlager. Följande värde har lagret vid de olika tillfällena:
Genomsnittslagret under året blir då:
(1 244 000 + 1 112 000 + 1 754 000 + 984 000) / 4 = 1 274 000 kr
Datorbyggarna räknar med en ränta på 14 %
Räntekostnaden = 0,14 x 1 274 000 = 178 360 kr
Om företaget kunde sänka sitt genomsnittslager med 20 % skulle det innebära att räntekostnaden minskar med 35 672 kr. Det genomsnittliga kapitalet som binds i komponentlagret skulle minska med 254 800 kronor.
Andra beslut som kan få stora ekonomiska konsekvenser
Att välja rätt leverantör är inte alltid lätt. Gäller inköpen insatsvaror eller tjänster av mindre betydelse, kanske av engångskaraktär, är kraven på att välja rätt leverantör inte riktigt så stor som då en långsiktig relation ska skapas.
Vid långsiktiga relationer investeras mycket pengar i att bygga gemensamma och effektiva system, utveckla produkter, investera i personliga kontakter och relationer etc. Att bryta en sådan leverantörsförbindelse kan ibland vara nödvändigt men kan på kort sikt ha stora ekonomiska konsekvenser för företaget.
Läs mer om:
Inköpsteknik
Inköps olika roller
Inköpsplan
Inköparens roll
Leverantörsbevakning
Inköpsrutiner