Både den köpande och den säljande parten strävar ofta efter en god och långsiktig relation. Innebörden av detta är att båda parter ska känna sig nöjda efter en förhandling. Om en av parterna ”känner sig lurad” eller har blivit för hårt pressad leder det förmodligen till att eventuella framtida förbindelser inte kommer att fungera särskilt bra.
Förberedelsen
Att vara väl förberedd är grunden för en lyckad förhandling. Som inköpare kan du vara säker på att din motpart har förberett sig väl. Det räcker sällan med erfarenhet och gott omdöme för att förhandlingen ska gå bra. Leverantörens representant har säkert också försökt kartlägga vilka alternativ som inköpare du har, men han kan ju aldrig vara säker.
Eftersom ditt företag har klargjort vilka krav ni ställer på produkten eller tjänsten och kanske även på det levererande företaget, har båda parter en plattform att utgå ifrån. Leverantören kommer förmodligen att argumentera för en helhets- lösning där hans erbjudande är bättre än vad konkurrenterna kan erbjuda. Som inköpare gäller det att både se till helheten men även på de olika ingående delarna i det tilltänkta avtalet.
Vilken kunskap har du om det säljande företaget? Vet du vem det är du ska förhandla med? I förberedelsearbetet ingår att skaffa så mycket kunskap som möjligt om motparten. Ju mer kunskap du har om motparten desto större möjlighet har du att uppnå det du vill i en förhandling. Vilken situation befinner sig det säljande företaget i? Är företaget i en expansionsfas? Har företaget ett stort inneliggande lager?Är kapacitetsutnyttjandet lågt?
Vet du något om leverantörens förhandlares beteendemönster? Kanske finns det någon kollega i branschen som kan ge dig råd.
Att begränsa förhandlingen till en punkt är aldrig bra. Se till att förhandlingen kommer att innefatta ett flertal punkter. Genom att ha ett flertal punkter kan båda parter känna sig som vinnare i slutändan. Vissa punkter har man vunnit andra förlorat.
Försök att ta reda på vilket handlingsutrymme leverantörens förhandlare har. Ett sätt som inköpare brukar använda är att be leverantören offerera två eller tre alternativa volymer. På detta sätt kan du som inköpare utläsa vilken mängd- rabatt du kan förväntas få.
Fundera även över dig själv som person och förhandlare samt det psykologiska spel som förekommer. Precis som inom allt annat krävs övning, kunskap och erfarenhet för att bli en duktig förhandlare. Det gäller att ha kontroll över sina känslomässiga reaktioner, ”utforska” motståndarens reaktioner och där så är lämpligt ge uttryck för sin åsikt genom både tal och kroppsspråk.
Egenskaper hos en duktig förhandlare är bra självförtroende, en klar målsättning, hög ambitionsnivå, tålamod och flexibilitet. Ett sätt att öka sin prestationsförmåga kan vara att inför en förhandling måla upp ett scenario där man ser sig själv som en skicklig förhandlare och där målsättningen uppnås (används av elitidrottsmän då de strävar efter ett uppsatt mål). Skapa helt enkelt en positiv bild av dig själv som en duktig förhandlare. Mental förberedelse med andra ord.
Fastställ målen för förhandlingen och välj strategi och taktik
Innan förhandlingen börjar måste du ha fastställt vad det är för resultat du vill uppnå. Kravspecifikationen ligger till grund för din målsättning.
Det är viktigt att göra en prioriteringsordning av dina mål (krav) så att du vet hur viktiga de är i förhållande till varandra. Varje mål bör också delas in i olika nivåer, t.ex. det bästa tänkbara resultatet, ett rimligt resultat och det sämsta acceptabla resultatet.
För att få bättre överskådlighet kan det vara lämpligt att ställa upp målen (kraven) och önskvärt utfall i en matris. På så sätt går det att få en ”bild” över helheten.
| Mål, prioritering | Bästa resultat | Rimligt resultat | Acceptabelt resultat |
| Mål 1 | |||
| Mål 2 | |||
| Mål 3 | |||
| osv. |
Försök även göra en sådan här uppställning utifrån leverantörens perspektiv och vad du tror är dennes olika mål och prioriteringar. Som vi tidigare nämnt gäller det att ta reda på vad din motpart kan tänkas vilja uppnå. Under själva förhand- lingen justerar du sedan i din matris utifrån vad som sägs av leverantören.
I en förhandlings natur ligger det i att kunna ge och ta. Genom att du prioriterat och graderat dina mål blir det lättare att släppa ett mål av lägre prioritering för att uppnå ett mål med högre.
Du har nu fastställt och prioriterat dina mål och har även försökt att sätta dig in i hur ”motståndaren” prioriterat sina. Det har blivit dags att välja strategi. Valet av strategi styrs till stor del av vilka mål (krav) ditt företag satt upp och hur du förväntar dig att motparten reagerar. Strategin du väljer ska leda till att företaget uppnår sitt huvudmål, t.ex. att få köpa en viss mängd till rätt pris och att alla krav som ställts är uppfyllda. Kan du tänka dig alternativa lösningar, d.v.s. du har en viss flexibilitet och kan backa på vissa krav för att istället få igenom eller förbättra andra, medför detta att din förhandlingsposition blir starkare.
Då strategin är fastlagd har det blivit dags att välja taktik. Det finns i princip hur många taktiska alternativ som helst. På vilket sätt du ska reagera i olika situationer, om du ska komma med ”överraskande” utspel, om du ska ta hjälp av någon annan i en viss situation (tillkalla en ”expert”), när och om du ska bordlägga förhandlingen för ”interna diskussioner” etc.
Själva förhandlingen
Då parterna träffas för första gången är det viktigt att bekanta sig med varandra, helt enkelt försöka lära känna varandra så gott det går. Allmänt prat om dags- aktuella händelser, branschen som helhet, fritidsintressen etc. ger en bild av den person som du ska förhandla med.
Var medveten om att vi människor är olika och beter oss på olika sätt i en förhandlingssituation. Många försöker generalisera och placera personer i olika beteendegrupper. Förmodligen är vi mer komplexa än så och vår erfaren-het och kunskap spelar också en stor roll i hur vi agerar. Naturligtvis finns det de som fattar snabba beslut utifrån ganska få variabler medan andra behöver mer bakgrundsinformation och betänketid. Somliga pratar mycket och vill dominera medan andra lyssnar och drar slutsatser.
Börja förhandlingen med att sammanfatta varför ni har träffats och vad som förväntas bli resultatet av förhandlingen.
Som inköpare bör du ta initiativet genom att presentera en dagordning. Den som presenterar en dagordning kan ju påverka i vilken följd som olika frågor ska tas upp och på så sätt styra förhandlingen.
Argumentation
Varje part får nu argumentera för sina synpunkter. Leverantören presenterar förmodligen ett färdigt förslag för dig och argumenterar för detta. Du som inköpare kommer att argumentera för de krav som ditt företag ställt upp och varför de är viktiga att uppnå. Var uppmärksam på vad motparten har för behov och vilka mål han önskar uppnå. Skaffa dig en helhetsbild över vad det är leverantören förväntar sig. Får du inte det genom hans argumentation måste du fråga dig fram.
Att ge och ta
Målet är att nå fram till en uppgörelse. Denna fas innebär att ”ge och ta” för att en uppgörelse ska kunna nås. Du ska alltid ta för vana att be om något i gengäld om du backat på någon punkt.
Var flexibel, det är inte den enskilda punkten som är viktig utan den helhets-lösning som du förhandlar fram.
Exempel på taktiska utspel som du som inköpare kan använda dig av:
- En konkurrent har erbjudit någonting bättre – gäller kanske leveransvillkor.
- Jag kan inte fatta beslut utan godkännande av ledningen. Används för att få leverantören att lägga alla korten på bordet.
- Vår budget tillåter bara att vi avsätter så här mycket pengar. Det kan ju faktiskt vara sant men du kan taktiskt använda detta även om så inte är fallet.
- Vi måste ha produkterna levererade inom 30 dagar annars tappar vi försäljning. Du vet att leverantören behöver 60 dagar. Ditt företag behöver egentligen inte produkterna så snabbt men du kanske kan pressa fram andra eftergifter för att kompensera den långa leveranstiden.
Om en viss punkt på dagordningen tycks leda till ett dödläge, för över diskussionen på andra mindre viktiga punkter. Har man kommit överens i flera andra frågor är det för det mesta lättare att kompromissa där det tidigare varit problem.
Tänk på att kroppsspråk, minspel, tonfall etc. betyder mycket. Utnyttja detta men överdriv det inte.
Andra psykologiska faktorer som kan utnyttjas är dominans. Du står kanske upp och pratar och tittar ned på leverantören. Att snabbt kunna ta initiativ är även det ett sätt att dominera.
Avslutet
När du eller din motpart finner det lämpligt ska ni försöka komma till avslut. Det är inte säkert att ni har kommit överens om allting men om ett avtalsförslag läggs fram brukar de återstående frågorna (om de är av mindre betydelse) lösas ganska snabbt.
Är det möjligt att skriva ut och underteckna avtalet i samband med förhand- lingen är det allra bäst. Eventuella missförstånd undviks lättare då. Ett mötes- protokoll bör dock alltid finnas där det parterna kommit överens om finns nedtecknat.
Läs mer om:
Inköpsprocessen
Kravspecifikationen
Anbudsförfrågan
Leverantörsval
Beställning, avtal
Uppföljning
Frakter