Lokalen är viktigt ur många aspekter
- att vara en bra, trivsam och kreativ arbetsplats
- att vara ändamålsenlig för verksamheten
- att vara godkänd för den verksamhet som bedrivs
- att vara företagets ”ansikte utåt” mot marknad, kunder, konkurrenter och finansiärer
- att vara rätt geografiskt placerad, vilket är särskilt viktigt för företag som säljer produkter/tjänster mot slutkonsumenter d.v.s. rätt område, rätt gata etc.
- att vara strategiskt placerad utifrån olika aspekter t.ex. närhet till kund eller leverantör, nära hamn, järnväg, flyg eller motorväg, i ett industriområde för att dra nytta av andra företag.
Att finna den rätta lokalen
För många företag är affärsidén starkt kopplad till en lokal och lokalens läge. Verksamheter som t.ex. livsmedelsbutiker, klädbutiker, restauranger och gatukök, café och konditori, servicebutiker, hårvård, bilverkstad.
Det gäller att definiera läget där lokalen ska finnas, hur stor den behöver vara och att dess utformning och funktion passar ihop med verksamheten. Utgångs- punkten i detta analysarbete är
- vem är kunden
- var finns kunden
- vilka krav ställer kunden, t.ex. på parkeringsmöjlighet
- vilka konkurrensfördelar fås om lokalen finns placerad på ett visst ställe,
t.ex. nära till kommunikationer - vilka krav finns på lastnings- och lossningsmöjligheter
När du har definierat företagets behov är det dags att börja leta efter lokalen. Det är inte alltid så lätt att finna ”önskelokalen”. Allt som verkar bra tycks redan vara upptaget – vilket kanske inte är särskilt konstigt. Men med lite envishet och tålamod brukar det mesta lösa sig.
Kontakta fastighetsägarna i det önskvärda området och berätta om dina behov. De vet ju via sina hyreskontrakt om något företag är på väg att lämna sina lokaler. Bra lokaler annonseras sällan ut – det är via personliga kontakter, tips och lite tur som dessa kan skaffas. Många kommuner har en näringslivs- ansvarig som i många fall har både god kontakt med hyresvärdar och även god kontroll över lediga lokaler. De lokaler som mestadels annonseras ut är kontorslokaler.
Läget kan ha mycket stor betydelse för verksamheten. Hur otroligt det än verkar kan 100 meter avgöra om företaget överlever eller inte. För vissa verksamheter har lokalens placering nästan ingen betydelse alls.
Var noga med att studera infrastrukturen runt lokalen – parkeringsmöjligheter, hur svårt eller lätt det är att nå lokalen med t.ex. allmänna kommunikationer.
Något som måste kontrolleras är om kommunen har några byggplaner för området. En förändrad vägsträcka, en enkelriktning, ändrade kommunikationer kan sätta verksamheten ur spel. Nybyggnation av bostäder etc. kan förstärka affärsidén.
Hyresnivån varierar bland annat av läget. Gör en bedömning om en högre hyra verkligen uppvägs av det bättre läget.
Ibland samarbetar företag och utnyttjar gemensamma lokaler t.ex. frisör och nagelbyggare. Ett samarbete kan vara till stor nytta för båda företagen – kostnader kan delas och kundbearbetningen bli bättre.
Om du ska bedriva en verksamhet som enbart kräver ett kontorsutrymme finns det idag många så kallade kontorshotell eller företagscentra att hyra in sig på. På dessa ställen hyr man ett/flera kontorsrum. En del av hyreskostnaden går till gemensamma utrymmen som cafeteria, konferensrum, gemensam reception m.m. Vanligt är också att det finns tillgång till teknisk utrustning som kan användas gemensamt t.ex. kopiator, fax, frankeringsmaskin, bredbandsuppkoppling. Ett många gånger billigt lokalalternativ för nystartade företag. Den sociala kontakten med kollegor fås på köpet.
Att hyra en lokal
Då du väl hittat den lokal som motsvarar företagets behov gäller det att göra en besiktning av denna. Behöver lokalen renoveras eller ”fräschas” upp gäller det att ta reda på vem som står för den kostnaden. Var noga med att kontrollera om el, vatten, värme, städning, sophämtning, bredband och annat ingår i lokalhyran.
Andra viktiga saker som bör kontrolleras är
- om den verksamhet som du tänker bedriva verkligen får utföras i lokalen
- om moms och fastighetsskatt tillkommer på hyran
- hyresvärdens planer för fastigheten framöver – ska den byggas om, säljas eller något liknande
- vad ditt försäkringsbolag säger om lokalen – duger låsen, brandsäkerheten, utrymningsvägar etc.
Vad gäller själva hyreskontraktet är det viktigt att allt som du och hyresvärden kommer överens om ska skrivas in i hyresavtalet eller bifogas som en bilaga till standardavtalet. Se också till att en klausul finns med där det ska utgå vite om fastighetsägaren inte uppfyller det ni kommit överens om i hyresavtalet.
De flesta kommersiella hyresavtal regleras med ett standardformulär – Sveriges Fastighetsägares hyreskontrakt för lokal.
Hyresvärden vill självklart ha ett avtal som gäller under lång tid. För ett nystartat företag brukar avtalstiderna vara i längsta laget eftersom osäkerheten med företagsstarten alltid är stor. Det brukar dock vara möjligt att få kortare avtalstid om inte marknaden är ”överhettad” d.v.s. det råder brist på motsvarande lokaler. Vanligt förekommande hyrestider är 1 – 2 år på kontorslokaler (uppsägningstid omkring 6 månader) och 3 år på industrilokaler (uppsägningstid ca 9 -12 månader).
I de flesta hyreskontrakt finns en indexklausul som innebär att hyran räknas upp med inflationen varje år.
Att köpa en lokal
Att köpa och äga sin lokal är inte särskilt vanligt utan det är hyresavtal som är det mest förekommande. Däremot är det vanligt att företag köper en hyresrätt av ett annat företag. Det är fullt lagligt att överlåta en hyresrätt mot betalning.
Priset för hyresrätten får parterna förhandla om. Hur stor köpeskillingen blir beror på exempelvis marknadsläget (hur svårt eller lätt det är att få tag på liknande lokaler), lokalens läge, i vilket skick lokalen befinner sig, installerade larm.
I många fall är det inte bara hyresrätten som köps utan även inventarier, skyltar, varulager, om företaget ska syssla med samma verksamhet, varumärket (namnet), kundregistret m.m.
Var noga med att kontakta hyresvärden så att du blir godkänd som hyresgäst. Det är viktigt att köpeavtalet blir utformat på ett korrekt sätt. Ta därför hjälp av en jurist som är kunnig inom området.
Generell momsregel
Normalt utgår ingen moms på lokalhyra. En fastighetsägare kan dock begära att bli frivilligt skattskyldig för uthyrning av lokaler. För att kunna bli frivilligt skattskyldig krävs att fastighetsägaren hyr ut lokalen stadigvarande och att hyresgästen använder den uthyrda lokalen i en momspliktig verksamhet.Detta för att den som hyr lokalen ska kunna dra av momsen i sin verksamhet. Momsen är 25 % på hyran inklusive fastighetsskatten.
Tillstånd av myndigheter
För många verksamhetsinriktningar krävs att lokalen är godkänd för ändamålet av myndigheterna. Exempel på sådana verksamheter är livsmedelsförsäljning, restauranger, gatukök, hårvård, fotvård, solarier, djurhållning.
Glöm inte heller bort att om du ska sätta upp en skylt så krävs det byggnads- lov.
Läs mer om olika tillstånd under avsnittet Tillstånd.