Nedan beskriver vi först öppningsbalansräkning som görs då verksam-heten startas, därefter förenklat årsbokslut.
När företaget startas ska du upprätta en öppningsbalansräkning. Det är för det mesta okomplicerat. Ofta tillförs inte tillgångar eller skulder när verksamheten påbörjas och då behöver du inte heller upprätta en öppningsbalansräkning. Vilka tillgångar du ska respektive får ta med ser du nedan. De tillgångar och skulder som du bestämt dig för att föra in i verksamheten värderas till marknadsvärdet och tas med i balans-räkningen.
Öppningsbalansräkning
När du startar din firma ska du bestämma vilka tillgångar och skulder som hör till firman och som därmed ska tas med i öppningsbalansräkningen. Värdet på tillgångarna och skulderna är oftast marknadsvärdet i en öppningsbalans-räkning. Skillnaden mellan tillgångar och skulder är eget kapital.
Du kan ha haft utgifter innan verksamheten har kommit igång som du får göra avdrag för vid beskattningen. Eftersom de uppkommit innan bokförings-skyldigheten inträtt (dvs. innan du började bedriva näringsverksamhet) ska du inte bokföra dessa. Är det en utgift som får dras direkt justerar du för den, inklusive moms, på NE-blanketten på sidan 2 (R16). Se broschyren ”Skatteregler för enskilda näringsidkare” (SKV 295). Ett alternativ är att bokföra utgifterna, inklusive moms, som en egen insättning när du börjar bokföra.
Vilka tillgångar ska respektive får tas med i
öppningsbalansräkningen?
Vilka tillgångar som ska respektive får tas med i företaget framgår av Bokföringsnämndens allmänna råd. Det är bara tillgångar som du äger som får bokföras i företaget. En leasingbil eller en hyrd kopiator får alltså inte bokföras som tillgång i företaget.
Vilka tillgångar ska bokföras?
- Tillgångar som helt och hållet (eller i stort sett helt och hållet) används i företaget.
- Tillgångar som är nödvändiga för att du ska kunna driva verksamheten, t.ex. en båt i ett fiskeriföretag.
Vilka tillgångar får bokföras?
En tillgång som kan förväntas tillföra företaget ekonomisk nytta. En båt som ska användas för nöjeskörning får alltså inte bokföras. Om du väljer att bokföra en tillgång i företaget måste du bokföra hela tillgången där (se nedan om fastighet).
Tillgångar med särskilda regler
- En bil ska bokföras i företaget om den används i företaget och det privata nyttjandet endast är av ringa omfattning. Med ringa omfattning menas ett fåtal tillfällen per år och högst 100 mil. Du kan också välja att bokföra bilen i företaget om den kan förväntas tillföra företaget ekonomisk nytta.
- Endast den del av en fastighet som är klassificerad som näringsfastighet ska bokföras.
- Pengar i kassan och på bankkonto eller liknande ska bokföras i företaget om de ska användas i företaget.
- Aktier och andra placeringar är privata tillgångar och ska inte bokföras. Däremot får andelar och fordringar på kooperativa ekonomiska föreningar bokföras (gäller främst jordbrukare).
Vad gäller för inventarier och varulager?
Inventarier och varulager ska tas upp i öppningsbalansräkningen även om värdet understiger 5000 kr. Maskiner och inventarier är den vanligaste tillgångs-posten som överförs till företaget när verksamheten påbörjas.
Vilka skulder ska tas med i öppningsbalansräkningen?
Du ska bokföra alla skulder som hör till företaget. Om du har lånat pengar och en del av lånet används i företaget och en del privat ska endast den del som används i företaget bokföras i företaget. Vanligtvis överförs inga skulder till företaget när verksamheten påbörjas.
Hur upprättas en öppningsbalansräkning?
Öppningsbalansräkningen kan du göra på blankett SKV 2150 Förenklat årsbokslut (eller motsvarande). Du fyller bara i uppgifterna i balansräkningen. Skillnaden mellan Summa tillgångar (B1–B9) och Summa skulder (B13–B16) utgör Eget kapital och skrivs i ruta B10 (Eget kapital). Det egna kapitalet kan vara ett negativt belopp. Öppningsbalansräkningen är räkenskaps-information som ska sparas i sju år.
Var finns mer att läsa?
Bokföringsnämnden och Skatteverket ha gjort en broschyr ”Bokföring, bokslut och deklaration, del 1” (SKV 282). I den beskrivs och förklaras de regler som gäller för enskilda näringsidkares bokföring och det förenklade årsbokslutet. I broschyren visas vad som får tas med i företaget, hur den löpande bokföringen kan läggas upp samt hur ett förenklat årsbokslut upprättas. Broschyren kan laddas ner från www.skatteverket.se.
Förenklat årsbokslut
Bokslutsunderlag
Under året har du som bokfört enligt kontantmetoden bokfört in- och utbetalningar. Årets resultat består av intäkter minus kostnader. När intäkten beräknas utgår du från årets bokförda inbetalningar. Du måste också beakta exempelvis fakturor du skickat men inte fått betalt för vid årsskiftet. När kostnaderna beräknas utgår du från utbetalningar och till fakturor du fått före årsskiftet men inte betalt. Du ska också göra avskrivningar på exempelvis dina maskiner och inventarier.
För att få rätt intäkter och kostnader (och därmed rätt resultat) bokför du ett antal bokslutshändelser. Exempel på bokslutshändelser är:
- avskrivningar
- värdering av varulagret och beräkning av varukostnaden
- fakturor till kunder
- fakturor från leverantörer
- förskott
- hantering av moms vid årets slut
Hur ska bokslutshändelserna bokföras?
Bokslutshändelserna får du skriva på ett bokslutsunderlag i stället för att bokföra som vanligt. Bokslutsunderlaget blir alltså både bokföring och verifikation.
Hur kan bokslutsunderlaget se ut?
Om du har en liten verksamhet kan det räcka med att du skriver bokslutshändelserna på vanligt papper. Bokslutsunderlaget ska innehålla de uppgifter som alltid ska framgå av den löpande bokföringen respektive verifikationerna. Det innebär att det t.ex. måste framgå på bokslutsunderlaget när det har sammanställts, vad det avser, vilka poster i det förenklade årsbokslutet som berörs och deras belopp samt ett verifikationsnummer. Bokföringsprogram anpassade för det förenklade årsbokslutet innehåller ofta bokslutsunderlag.
På Skatteverkets webbplats kan du ladda ner de vanligaste boksluts-underlagen:
B9 Kassa och bank
B6 Varulager
B7 Kundfordringar
B15 Leverantörsskulder
B14 Skatteskulder
B4 Maskiner och inventarier
B10 Momsberäkning
R1-R2 Intäkter
R5-R7 Kostnader
Bokslutsunderlagen sparar du tillsammans med det förenklade årsbokslutet.
Upplysningar
Om du har gjort avsättning till periodiseringsfond, expansionsfond och ersättningsfond i deklarationen ska du lämna upplysningar om detta i rutorna U1-U3. Genom dessa avsättningar skjuter du upp beskattningen. Det är viktig information om din firma som tydligt bör framgå när man tittar på balansräkningen.
I ruta U4 ska du lämna upplysning om bokförda intäkter som till viss del är obeskattade. Upplysning lämnas om du har skogskonto, insatsemission, upphovsmannakonto och avbetalningsplan på skog.
Underskrift och arkivering
När det förenklade årsbokslutet är färdigt ska du skriva under det. Det förenklade årsbokslutet ska du spara tillsammans med din löpande bokföring för räkenskapsåret och bokslutsunderlagen i minst sju år.
Tänk på att du också måste spara andra handlingar som är viktiga för firman eftersom arkiveringskravet gäller all räkenskapsinformation, t.ex. hyresavtal, systemdokumentation och kontoplan. Var därför försiktig med att göra dig av med handlingar som berör firman.
Faktureringsmetoden
Löpande bokföring
Kontantmetoden får tillämpas av företag med en omsättning på högst tre miljoner kronor och innebär att endast betalningstransaktionerna bokförs och inte de fordringar och skulder som uppkommer vid försäljning och inköp.
Huvudregeln enligt bokföringslagen är annars att även fordringar och skulder bokförs löpande. Detta kallas bokföring enligt faktureringsmetoden och ger en lite mer rättvisande bild av verksamheten under året men är samtidigt lite mer komplicerad. Vid faktureringsmetoden bokförs alla affärshändelser, inte bara betalningstransaktionerna. Vid exempelvis försäljning av varor på kredit bokförs både den affärshändelse som uppstår när varorna levereras (och faktura skickas) och den affärshändelse som uppstår när kunden betalar.
Bokföringsnämndens vägledning ”Enskilda näringsidkare som upprättar förenklat årsbokslut” innehåller endast regler för löpande bokföring enligt kontantmetoden. För den som bokför enligt faktureringsmetoden finns i stället reglerna för den löpande bokföringen i BFNAR 2001:2, Löpande bokföring. De reglerna ska då följas i sin helhet.
Förenklat årsbokslut
Även den som bokför enligt faktureringsmetoden får upprätta ett förenklat årsbokslut. Tillvägagångssättet för förenklat årsbokslut gäller i huvudsak också den som bokför enligt faktureringsmetoden. En viktig skillnad är bokföringen av bokslutshändelserna. Det är bara den som bokför enligt kontantmetoden som får bokföra bokslutshändelserna på bokslutsunderlag. Den som bokför enligt faktureringsmetoden bokför i stället bokslutshändelserna på samma sätt som vanliga affärshändelser. I praktiken innebär det att en bokföringsorder (verifikation) upprättas för respektive bokslutshändelse och som därefter bokförs på vanligt sätt i kolumndagboken eller bokföringsprogrammet.
Källa: Skatteverket och BFN